Integration von E-Mails in wichtige Unternehmensprozesse

E-Mail ist in erster Linie ein Transportmedium für Informationen. Auf der nächsten Ebene der Betrachtung kann ein Informationsfluss auch als Prozess bezeichnet werden. Insbesondere dann, wenn Informationen im Rahmen einer Kundenkommunikation nach außen gehen, kann ein 4-Augen-Prinzip analog zu Richtlinien bei Briefpost sinnvoll und gewünscht sein.

Aber auch eingehende E-Mails initiieren Prozesse im Unternehmen, z.B. Anfragen oder Reklamationen. Was nun, wenn der Empfänger gerade Urlaub hat oder überraschend erkrankt ist? Vermeiden Sie, dass Ihre kundenorientierten Prozesse ins Stocken geraten!

Wissen Sie eigentlich, wie viele Mails in einem bestimmten Zeitraum bei Ihnen verschickt werden? Welche Dateitypen und welche Dateigrößen? Können Sie die Kosten Ihrer E-Mail Kommunikation beziffern? iQ.Suite budget liefert die Antworten.

Abwesenheitsmanagement mit iQ.Suite clerk

• Über Vertretungsregelungen können individuelle Verarbeitungsaktionen am Server ausgeführt werden, z.B. Weiterleitung
• Die vordefinierten Vertretungsregelungen können auch von dritten authorisierten Personen aktiviert werden, z.B. im Krankheitsfall

4-Augen-Prinzip mit iQ.Suite smart

• E-Mails werden zwischengespeichert und können von authorisierten Mitarbeitern vor Versand freigegeben oder verändert werden
• Dokumentenlinks in E-Mails können durch den verlinkten Inhalt ersetzt werden, damit auch Empfänger außerhalb Ihrer Infrastruktur die gewünschten Informationen erhalten
• E-Mails können zeitversetzt versendet werden, z.B. wenn Größenlimits überschritten werden

E-Mail Reporting mit iQ.Suite budget

• Ihr E-Mail Verkehr kann anhand wirtschaftlicher Kriterien bewertet werden
• Reporting nach Anzahl Mails, Benutzergruppen, Art und Größe von Dateianhängen
• Definition von Budgets für das Controlling
• Grafische Darstellung der Auswertungen