Lotus Notes Dateianhänge mit MarvelZip verwalten

Der sorglose Umgang von Anwendern mit Dateianhängen bringt Lotus Notes Administratoren oft an den Rand der Verzweiflung. Volle Mailboxen, gesprengte Quotas, rapide steigender Speicherplatzbedarf und langsame Lotus Domino Server sind einige der Probleme, die sich aus dem steigenden Datenvolumen ergeben.

Lotus Notes setzt hier im Standard DAOS (Domino Attachment Object Service) dagegen, eine Funktion, die mehrfach vorhandene identische Dateianhänge physisch nur einmal auf dem Server speichert und Referenzen darauf verwaltet. Dies ist insbesondere bei E-Mails mit Dateianhängen sehr effizient, die an einen großen internen Empfängerkreis geschickt werden.

Bei einzelnen E-Mails oder bei der Speicherung von Dateien in beliebigen Lotus Notes Datenbanken bringt DAOS keinen Vorteil. Das Einführen von Quotas zur Eindämmung des Wachstums der Postfächer führt meist zu Unzufriedenheit, da die Anwender in Ihrer Arbeit eingeschränkt werden und die Produktivität leidet.

MarvelZip von panagenda arbeitet vollständig transparent für den Endanwender, d.h. ohne jegliche Benutzerinteraktion werden Dateien beim Anhängen über den ZIP-Algorithmus komprimiert und beim Abhängen, Anzeigen oder Bearbeiten automatisch wieder dekomprimiert.

Zusätzlich können Dateitypen schon am Lotus Notes Client geblockt werden, d.h. Sie können über eine zentrale Verwaltung konfigurieren, dass z.B. das Anhängen von EXE-Dateien nicht gestattet ist. Der Anwender hat dann keine Möglichkeit, eine EXE-Datei an ein Lotus Notes E-Mail oder Dokument anzuhängen. Vermeiden Sie die Probleme gleich an der Wurzel! Die Erkennung der Dateitypen erfolgt dabei nicht über die Endung, sondern über den binären Fingerprint der Datei, d.h. ein Umbenennen der Datei umgeht die Richtlinie nicht. Die Blockierung ist auch abhängig von der Dateigröße steuerbar.