Microsoft Power BI ist in erster Linie ein Cloud Service für Business Analytics und Reporting, welcher als Bestandteil von Office 365 abonniert werden kann. Ein zusätzlicher Office 365 Plan ist dabei nicht erforderlich, sondern Power BI kann separat abonniert werden.

Der Power BI Service ist kostenlos und bedarf lediglich einer Registrierung. Power BI Pro ist kostenpflichtig und bietet dafür einen größeren Funktionsumfang. Eines gleich vorweg, für den Einsatz im Unternehmen kommen Sie an dem kostenpflichtigen Abo nicht vorbei. Die Kosten sind aber mit 8,40 € pro Benutzer / Monat (Stand: Juni 2016) sehr moderat.

Neben dem Power BI Service gibt es noch die Windows-Anwendung Power BI Desktop, die für Berichtsautoren und Datenmodellierer gedacht ist. Fertige Berichte können dann per Mausklick zum Power BI Service hochgeladen und dort für Kollegen über Dashboards freigegeben werden. Sofern die auszuwertenden Daten nicht statisch als Teil der Berichte mit veröffentlicht wurden, sondern über einen Echtzeitzugriff ausgewertet werden sollen, kann ein Gateway eingerichtet werden, über welches der Power BI Service sicher und verschlüsselt direkt auf die Datenquellen im Unternehmen zugreifen kann.

Für das Anzeigen von Berichten durch Berichtsanwender gibt es verschiedene Möglichkeiten. Natürlich kann sich jeder Anwender über den Webbrowser am Power BI Portal einloggen und seine freigegebenen Berichte anzeigen. Zusätzlich gibt es noch die Power BI Apps für Windows 10 App, iOS und Android. Alle Berichte müssen aber zuvor über den Power BI Service bereitgestellt und freigegeben worden sein, damit der Berichtsanwender diese über den Client seiner Wahl anzeigen kann.