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Archivierung in GEDYS IntraWare 8.6 CRM

CRM-Archivierung mit stanoc Archive
CRM-Archivierung mit stanoc Archive

GEDYS IntraWare konnte für sein 360° CRM das stanoc Archiv System als weiteren Baustein zur Komplettierung des Portfolios gewinnen. Durch die seamless Integration ergibt sich eine zweistufige Archivierungsarchitektur. Diese besteht aus einem Kurz- und einem Langzeitarchiv.

In der ersten Stufe der Archivierung werden die Vorgänge in bekannt komfortabler Art aus der aktiven Vorgangsdatenbank in eine Archiv-Vorgangsdatenbank verschoben. Durch die etablierte Verknüpfungstechnik im Notes Client bzw. der Widget Technologie im Web-Client, erhält der Anwender immer die notwendigen Informationen zu den Vorgängen. Durch die Auslagerung der Vorgänge aus der aktiven Vorgangsdatenbank in eine Archiv-Vorgangsdatenbank, bleibt diese für das tägliche Arbeiten schlank und schnell. Diese Funktion ist im Standard von GEDYS IntraWare CRM enthalten und bereits seit längerem verfügbar.

Ablauf CRM-Archivierung mit stanoc Archive
Ablauf CRM-Archivierung mit stanoc Archive

Neu ist die zweite Stufe der Archivierung. Diese greift dann in die Archiv-Vorgangsdatenbank und überführt Dokumente und Dateianhänge in ein Langzeitarchiv. Hier besteht die Möglichkeit, die Vorgänge und deren Inhalte nach unterschiedlichen Vorgaben  zu archivieren. Unterstützt wird die einfache Archivierung der Anhänge und die komplette Archivierung der Vorgänge, sodass ein nur noch wenige Kilobyte großes Dokument verbleibt. Die Wiederherstellung des archivierten Dokumentes ist ebenso einfach gelöst. Ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche und das Vorgangsdokument ist in seiner ursprünglichen Form wieder vorhanden.

Möglich wird die Langzeitarchivierung im CRM durch die Lösung stanoc Archive, welche auch für die Mailarchivierung in IBM Notes eingesetzt werden kann, um die Postfächer schlank zu halten oder einfach eine revisionssichere Mailarchivierung zu implementieren. Ab GEDYS IntraWare 8.6 sind die Plugins für die CRM-Vorgangsarchivierung mit stanoc Archive enthalten. Diese müssen nach Erwerb der erforderlichen Lizenzen nur noch konfiguriert werden.

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