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E-Mails sortieren ist unproduktiv

Eine Studie von IBM bringt es an's Licht. Wer E-Mails in Ordner sortiert, um sie später dadurch leichter auffinden zu können, verschwendet Arbeitszeit. E-Mails im Posteingang liegen zu lassen und einfach über die Suchfunktion darauf zuzugreifen, ist deutlich effizienter.

Damit sind auch schon die zwei Typen von E-Mail-Ablegern klassifiziert:

  • Die Vorbereiter: Diese Personen bereiten das spätere Wiederfinden von E-Mails durch die Ablage in Ordnerstrukturen und das Vergeben von Schlagworten vor.
  • Die Zuversichtlichen: Diese Personen lassen die E-Mails im Posteingang liegen, oder verschieben diese in einen einzigen flachen Ablageordner und verlassen sich darauf, dass sie diese ganz im Stil von Google mit einfachen Suchabfragen wieder finden.

Basis der IBM-Forschung ist eine Studie mit 385 Teilnehmern, die insgesamt 85.000 mal auf E-Mails zugegriffen haben. Die Teilnehmer hatten unterschiedliche Berufe und Positionen und haben mind. 30 Tage lang mit dem Testsystem gearbeitet.

Pro Tag wurde im Schnitt 62 mal nach älteren E-Mails gesucht, wobei jeder Suchvorgang ca. 70 Sekunden dauerte und davon 88% erfolgreich waren.

Das Ergebnis der Studie war, dass der Sortiervorgang in Ordner bereits nicht unerheblich Zeit in Anspruch nimmt, dafür der Suchvorgang aber nicht schneller war. Im Gegenteil, die Personen mit Ordnerstrukturen verbrachten mehr Zeit mit dem Suchen als die Personen, die sich einfach auf die Suchfunktion verlassen haben.

Für viele Menschen stellt der Posteingang jedoch eine Art ToDo-Liste dar, d.h. E-Mails die sich dort befinden, müssen noch bearbeitet werden. Hier empfiehlt es sich, einen einzigen Ablageordner anzulegen, in den erledigte E-Mails verschoben werden. Auf diese Weise bleibt die ToDo-Funktion des Posteingangs erhalten, aber gleichzeitig werden die Nachteile der Ordnersortierung vermieden.

Noch anderes stellt es sich allerdings dar, wenn ein CRM System zum Einsatz kommt. Hier erfolgt die Ablage der kundenbezogenen E-Mails im CRM System und auch die Bearbeitung erfolgt aus der CRM Lösung, damit Transparenz über die Kundenvorgänge erreicht wird.

Die von VSB angebotene CRM Lösung bietet mit der Funktion Business Mail eine komfortable Integration in den Posteingang von Lotus Notes und Microsoft Outlook und ermöglicht so das bequeme Ablegen von E-Mails aus dem Posteingang direkt in das CRM System.

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