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GEDYS IntraWare CRM 8.9 – Unterstützung der EU-DSGVO, neues Kampagnenmanagement im Web und neue goMobile Pro App

In GEDYS IntraWare CRM 8.9 wurden folgende Zielsetzungen als Schwerpunkt umgesetzt:

  • Unterstützung bei der Umsetzung der Anforderungen aus der neuen EU-DSGVO
  • Investition in wichtige interne Umstrukturierungen zugunsten Stabilität, Zukunftssicherheit und Performance
  • Umsetzung wichtiger Kundenanforderungen mit besonderem Fokus auf Web und Mobile
  • Neues Kampagnenmanagement im Web Client
  • Deutliche Verbesserung der goMobile Pro App

Ein großer Bestandteil der neuen Version 8.9 ist die durchgängige Umsetzung der Anforderungen zur EU-DSGVO. An den entscheidenden Stellen wurden Ergänzungen in das System integriert. Diese Funktionen geben Ihnen die Sicherheit, alle relevanten Punkte hinsichtlich der am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden Verordnung gerecht zu werden.

Im Release 8.9 wurde weiterhin eine Verbesserung der Performance erreicht. Grundlage bilden hierfür Umstrukturierungen und Optimierungen. Verschiedene Bestandteile wurden auf neue Technologien umgestellt oder vervollständigt.

Weiterhin sind in dem Release 8.9 viele Kundenanforderungen umgesetzt worden. Etliche davon für die Userinterfaces Web und Mobile. Viele kleine Funktionen erleichtern die tägliche Routinearbeit und unterstützen den Anwender.

Für die Web-Umgebung wurde ein schlankes, effizientes Kampagnen-Modul erstellt. Hiermit ist es möglich, einfach und schnell gezielte Marketing-Aktionen anzulegen und das Fortschreiten der Aufgaben im Auge zu behalten. Unterstützt wird das Arbeiten in diesem Modul von einem aufgeräumten Dashboard mit ansprechenden Zusatzinformationen in grafischer Aufbereitung.

In einer komplett überarbeiteten goMobile Pro App stehen dem Anwender sehr viele Funktionen zur Verfügung, die man von einer nativen App erwartet. Der browserähnliche Look ist einer neuen App-gerechten Oberfläche gewichen. Die Bedienung der Elemente erfolgt mit Funktionen, die man in einer App erwartet. Hierzu gehören Wisch-Funktionen ebenso wie prominent platzierte zentrale Buttons mit kontextbezogenen Funktionen. Ergänzt wird diese schicke Applikation durch intelligente Dashboards, mit denen das mobile Arbeiten Spaß macht.

Insgesamt wurden neben den aufgezeigten neuen Funktionen im Release ca. 390 Features und Problembehebungen umgesetzt.

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Neuerungen kompakt für Sie dokumentiert.

Unterstützung bei der Umsetzung der EU-DSGVO

Im Rahmen der Umsetzung der EU-DSGVO wurden in GEDYS IntraWare CRM 8.9 verschiedene Erweiterungen implementiert. Die folgenden Aufgabenstellungen wurden hierbei berücksichtigt:

  • Recht auf Information/ Auskunft
  • Recht auf Vergessen
  • Protokollierung
  • Nachweispflicht
  • Datensparsamkeit
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruchsrecht
  • Zugriffskontrolle

Recht auf Information/ Auskunft

Rechtliche Grundlage: Art. 15 EU-DSGVO: https://dsgvo-gesetz.de/art-15-dsgvo/

Eine Person meldet sich und möchte wissen, welche personenbezogenen Daten über Ihn gespeichert sind. Evtl. mit Angabe einer Zweckbeschreibung, bei welcher die personenbezogenen Daten herangezogen werden (bspw. Auswertungen mit CleverReach, Nutzung in Kampagnen, Nutzung im ServiceDesk, Nutzung im Drittsystem)

Umsetzung in GI 8.9

Hierfür gibt es in der Version 8.9 Vorlagen, mit denen diese Auskünfte per Mausklick versendet werden können.

Auskunft über personenbezogene Daten

Recht auf Vergessen

Rechtliche Grundlage: Art. 17 EU-DSGVO: https://dsgvo-gesetz.de/art-17-dsgvo/

Ein Kontakt meldet sich und möchte, dass seine personenbezogene Daten gelöscht werden. Dies greift nur, wenn andere Gesetze nicht vorschreiben, dass die Daten vorzuhalten sind oder ein anderes Interesse vorschreibt, diese Daten zu bewahren (z.B. HGB, Steuerrecht, Strafrecht).

Umsetzung in GI 8.9

  • Kennzeichnung der Adresse per Stempel, dass die Löschung angefordert wurde
  • Kontakt wird auf inaktiv gesetzt
  • Keine automatische Löschung, sondern Unterstützung einer manueller Bereinigung durch entspr. Listen und einer Massen-Löschaktion

Protokollierung

Immer wenn personenbezogene Daten erfasst, verändert, gelöscht, vermischt/kombiniert, also verarbeitet werden, muss dieses protokolliert werden.

Umsetzung in GI 8.9

  • Spezielle Protokollierung der Änderungen pro Jahr
  • Feldliste per Customizing anpassbar
  • Löschung nach Ablauf des Folgejahres
Protokoll der Veränderung personenbezogener Daten

Nachweispflicht

Die Speicherung von personenbezogenen Daten setzt das Einverständnis der betreffenden Person voraus. Das Einverständnis muss schriftlich dokumentiert sein.

Umsetzung in GI 8.9

Kennzeichnung über ein zusätzliches Feld.

Einverständnis über Datenspeicherung

Datensparsamkeit

Persönliche Daten sind nur so lange aufzuheben, wie sie benötigt werden. Implementierung eines Löschkonzeptes (vgl. DIN 66398).

Umsetzung in GI 8.9

  • Konfiguration von Aufbewahrungsfristen
  • Kennzeichnung als "zur Löschung vorgesehen"
  • Auffindbarkeit über spezielle Listen, bzw. Suchen
Zum Löschen markierte Vorgänge

Recht auf Datenübertragbarkeit

Rechtliche Grundlage: Art. 20 EU-DSGVO: https://dsgvo-gesetz.de/art-20-dsgvo/

Exportmöglichkeit von Daten in einem gängigen Format, z.B. csv

Umsetzung in GI 8.9

Bereitstellung einer Funktion für den Export der personenbezogenen Daten als Standard CSV-Datei.

Übertragung personenbezogener Daten

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Personenbezogenen Daten dürfen vorgehalten, aber NICHT mehr automatisch verarbeitet wer-den.

Umsetzung in GI 8.9

  • Kennzeichnung der Adresse als „eingeschränkt“ über ein eigenes Flag
  • Besondere Kennzeichnung in Listen und Ansichten
  • Setzen des Kommunikationsstatus „Keine Werbung“
  • Adresse bleibt jedoch aktiv
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Widerspruchsrecht

Der Kontakt kann Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten geltend machen. Auch hier gilt wie beim „Recht auf Einschränkung der Verarbeitung“: personenbezogene Daten dürfen vorgehalten, aber NICHT mehr automatisch verarbeitet werden.

Umsetzung in GI 8.9

  • Kennzeichnung der Adresse als „Widerspruchsrecht eingelegt“
  • Besondere Kennzeichnung in Listen und Ansichten
  • Setzen des Kommunikationsstatus „Nicht kontaktieren“
  • Adresse bleibt jedoch aktiv

Zugriffskontrolle

Es muss sichergestellt werden, dass der Massenexport personenbezogener Daten nicht möglich ist, bzw. nur mit gesonderter Berechtigung.

Umsetzung in GI 8.9

  • Alle Funktionen, die Daten exportieren, werden durch Berechtigungsrollen geschützt
  • Einschränkung möglich über eigene Rolle [LimitExport]

Umstrukturierungen zugunsten Stabilität, Zukunftssicherheit und Performance

Hintergrund für die meisten technischen Umstrukturierungen ist eine Verbesserung in den Bereichen Stabilität, Zukunftssicherheit und Performance. Hier die wichtigsten Veränderungen.

MIME-Handling

Die Behandlung von MIME Strukturen wurde überarbeitet und fehlertoleranter gestaltet, um auch Nachrichten (E-Mails) korrekt anzeigen zu können, die nicht dem MIME Standard entsprechen.

BusinessMail für Outlook

Umstellung der Synchronisation von Terminen und Aufgaben auf „Exchange Web Services“
Bisher: Synchronisation der Daten auf Basis der Daten innerhalb des Outlook-Clients
Problem: Keine Arbeit mit aktiviertem „CacheMode“ in Outlook möglich
NEU: Direkter Zugriff auf die „Exchange Web Services“ am Exchange-Server, „CacheMode“ KANN aktiviert sein.

Umstellung der CleverReach-Integration auf neue REST API

Bisher verwendete SOAP-WebService wird von CleverReach weder weiterentwickelt noch supported. Daher wurde Umstieg auf die „REST API (V3)“ zwingend notwendig. Durch die Umstellung konnte aber auch die Performance verbessert werden. Ein Wechsel der E-Mail-Adresse in CleverReach ist über die neue Schnittstelle nun ebenfalls möglich

Umsetzung wichtiger Kundenanforderungen mit besonderem Fokus auf Web und Mobile

Modul Contacts (Adressverwaltung)

  • Prüfung E-Mail Adresse auf Plausibilität
  • Kennzeichen „Gesperrt“ aufgrund von Sanktionslistenprüfung
Sanktionsliste

Modul Office (Vorgangsverwaltung)

  • Optimierung der Archiv-Schnittstelle zu Stanoc
  • Speicheroption für Word Serienbriefe im Web
  • Kategorisierte Listen im Web: Fortführung der technischen Umstrukturierung

Bei Word-Serienbriefen aus dem Web Client werden nun Platzhalterdokumente mit Verweis auf die verwendete Vorlage erzeugt. Damit wird die Anzeige von Serienbriefen in der 360° Verknüpfungsansicht je Adresse möglich. In der Serienbriefhistorie kann jetzt über einen Link die verwendete Vorlage geöffnet werden.

Serienbriefdokumente speichern

Kategorisierte Listen im Web Client können nun so konfiguriert werden, dass diese über ein Kategorie-Auswahlfeld oberhalb der Liste verfügen, über welches man schnell auf eine bestimmte Kategorie filtern kann.

Außerdem gibt es ein neues Widget zur Darstellung der Kategorie Struktur einer Liste. Hier können ebenfalls schnell Kategorien ausgewählt werden, auf die die Liste dann gefiltert wird. Gerade bei umfangreichen Kategorisierungen bietet die neue Darstellung einen erhöhten Komfort und deutlich mehr Performance.

Widget für Listenkategorien

Modul Schedule

Nachträgliches Zuordnen sowie Umhängen eines Termins und einer Aufgabe zu einer Adresse bzw. zwischen Adressen ist nun möglich. Damit werden Outlook-Anwender besser unterstützt.

goMobile Client

  • Antwort- und Weiterleiten-Funktion für E-Mails: Nach dem Dokumentieren können die E-Mails nun direkt in der mobilen Oberfläche weiterbearbeitet werden
  • Die Projektzuordnung zeigt jetzt auch eventuell vorhandene Projekte des Elterndokumentes an.
  • Das Design der mobilen Benutzeroberfläche der GEDYS IntraWare 8 ist nun auf Android Geräten dem iOS Design angeglichen
  • Zuweisung von Ablagekategorien und Projekten während der Dokumentation von E-Mails
Zuweisung von Kategorien und Projekten in goMobile

Hinzufügen von Teilnehmern zu einem Vorgang:

Weitere Teilnehmer zu Vorgang hinzufügen

Neues Kampagnen-Modul für den Web Client

Eines der Highlights von GEDYS IntraWare 8.9 ist das neu Marketing Modul für die Web-Oberfläche.

  • Einfach und schnell Kampagnen für eine Liste von Adressen erstellen
  • Kampagnen-Monitor: Wo stehen wir in der Kampagne?
  • Wie viele Adressen sind positiv abgeschlossen? Wie viele negativ? Wie viele noch in Bearbeitung?
  • Wer bearbeitet welche Kampagnen?
  • Massen-Aktionen zum schnellen Zuweisen von Adressen zu Kampagnen
  • Marketing-Cockpit zum Bearbeiten der Kampagnen-Adressen in neuem UI
  • Kampagnen-Widget zur Anzeige und Bearbeitung aus den Adressen heraus

Zur effizienten Bearbeitung von Kampagnenadressen steht das neue Kampagnen-Cockpit zur Verfügung.

Kampagnen-Cockpit

Deutliche Verbesserung der goMobile Pro App

Die goMobile Pro App ist eine neue Version der bereits bekannten App, die auf eine neue technologische Basis gestellt wurde.

Ziel der Überarbeitung gegenüber bisheriger App:

  • Performanceoptimierung
  • Zukunftssicherheit
  • Typisches Look & Feel einer Smartphone-App
  • Neue plattformübergreifende Hybrid-App (iOS und Android) auf Basis gängiger mobiler Technologien (Apache Cordova, Angular 4, Ionic 3)

Realisierung

  • Verlagerung der UI soweit wie möglich von den XPages in die App hinein und Darstellung mit den Mitteln des Ionic-Frameworks
  • Lieferung der Daten hoch performant durch REST WebServices
  • Aktuell nur noch Bearbeiten-Modus in XPages
  • Funktionalität ist abwärtskompatibel zu goMobile Pro 8.8.1
  • Adressen können lokal synchronisiert werden
  • BusinessMail zur Dokumentation von E-Mails im CRM ist mobil verfügbar

Viele neue Funktionen durch neue Möglichkeiten

  • Sehr stark und einfach anpassbar
  • Design auf Basis des Ionic-Frameworks
  • Look & Feel an Device angepasst

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