Ein QMS Handbuch ist in vielen Unternehmen vorhanden, bzw. auf der Wunschliste. Die oftmals üblichen Umsetzungen über Word-Dokumente auf dem Fileserver erfüllen bestimmte Compliance Anforderungen nicht, da insbesondere bei der Versionierung und Veröffentlichung nur von freigegebenen Dokumenten manueller Aufwand betrieben werden muss, der die Gefahr von Fehlern birgt.

Ein QMS Handbuch umzusetzen kann mit speziell darauf ausgerichteter Software einfach, sicher und schnell erfolgen. Der Zugriff auf das QMS Handbuch durch die Leser erfolgt über einen herkömmlichen Webbrowser oder über einen Lotus Notes Client.

VSB, Anbieter von Groupware und CRM Lösungen mit Sitz in Lichtenfels, bietet mit dem System xeri aus dem Hause PLATO ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem sich jede Art gelenkter Dokumentationen umsetzen lässt, z.B. auch ein QMS Handbuch. Die aktuelle Version 3.5.1 bietet folgende Neuerungen:

• Grafische Navigation für eine intuitive Bedienung durch den Anwender / Leser 
• Der Anwender kann eine Suchabfrage als Startseite speichern, um so bei jedem Aufruf des QMS Handbuches aktuelle Dokumente zu einem bestimmten Suchbegriff zu erhalten. 
• Reduzierung und Neuordnung der verfügbaren Navigationsansichten für eine bessere Übersicht 
• In der Bearbeitungsdatenbank (Edit-DB) werden die Dokumente abhängig vom Dokumentenstatus geöffnet (In Bearbeitung = Lenkungsdokument; Gültig = Langzeitdokument) 
• Verbesserte Übersicht über alle Bestandteile eines xeri-Dokumentes im QMS Handbuch (Lenkungsdaten, Inhalt, Verteiler, Leser, Querverweise, etc.) 
• Integration von Lotus Sametime für die schnelle Kontaktaufnahme und Austausch mit Autoren oder Prüfern 
• Mehrsprachenfähigkeit innerhalb einer einzigen Datenbank, für jeden Benutzer individuell einstellbar 
• Verbesserte Dokumentensperre bei der Bearbeitung 
• Ein xeri-Dokument kann nun mehreren Sachgebieten zugeordnet werden