Exclaimer Signature Manager für Outlook / Exchange

E-Mail Signaturverwaltung für Microsoft Outlook und Exchange

Exclaimer für Outlook / Exchange: Auf einen Blick

Exclaimer Partner
  • Einheitliches Erscheinungsbild der Signatur bei allen Mitarbeitern, auch von mobilen Geräten (bei Einsatz der Exchange Edition)
  • Zentrale Verwaltung der Layouts
  • Auswahl aus vielen vordefinierten professionellen Signaturvorlagen oder Erstellen eigener Vorlagen
  • Personalisierung durch Verwendung der Felder aus dem Active Directory
  • Unterschiedliche Signaturen für unterschiedliche Benutzergruppen möglich
  • Erstellen dynamischer Signaturen mit Business Rules
  • Unternehmensweite Änderungen rechtlicher Informationen können in wenigen Minuten erledigt werden
  • Nutzen Sie die Möglichkeit, Marketingbotschaften zeitgesteuert zu integrieren

Exclaimer Signature Manager ist eine mehrfach preisgekrönte Software für die zentrale und konsistente Verwaltung Ihrer E-Mail Signaturen in Microsoft Outlook / Exchange. Durch den Status von E-Mails als Geschäftsbriefe unterliegen diese auch den rechtlichen Anforderungen von Geschäftsbriefen. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben in der Signatur enthalten sind. Außerdem macht es einen unprofessionellen Eindruck, wenn die Signatur bei jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens anders aussieht oder sogar ganz fehlt.

Den Exclaimer Signature Manager gibt es als Edition für Outlook, Exchange und Office 365. Die Editionen für Outlook und Exchange unterscheiden sich in der Arbeitsweise. Während die Outlook Edition die Signatur im Outlook Client anfügt und diese damit beim Erstellen eines neuen Mails bereits sichtbar ist, fügt die Exchange Edition die Signatur erst am Server an. Dadurch ist die Signatur beim Erstellen eines Mails in der Exchange Edition nicht sichtbar, sondern erst beim Anzeigen des Mails in den gesendeten Elementen.

Die beiden Editionen wurden so konstruiert, dass diese zusammenarbeiten. Bei einer parallelen Installation beider Editionen wird die Signatur bereits beim Erstellen eines Mails in Outlook durch die Outlook Edition angefügt, was die Exchange Edition am Server erkennt und nicht aktiv wird. Wird aber eine Mail z.B. von einem SmartPhone versendet, dann erkennt die Exchange Edition, dass hier noch keine Signatur anhängt und fügt diese an. Beim Einsatz beider Edition kostet die 2. Edition nur den halben Preis.

Erstellen, gestalten, einsetzen

Legen Sie von Grund auf eine neue E-Mail-Signaturvorlage an oder greifen Sie auf die in die Software integrierte umfangreiche Vorlagenbibliothek zurück.

Legen Sie diverse Signaturen für verschiedene Nutzer an

Geben Sie jedem die Möglichkeit, die E-Mail-Signatur zu wählen, die er für die jeweilige E-Mail verwenden möchte.

Verschiedene Signaturen für unterschiedliche Abteilungen

Mit Regeln können Sie genau festlegen, welche Nutzer welche Signaturen erhalten. Lassen Sie das Marketingteam auf eine anstehende Veranstaltung hinweisen, während die Finanzabteilung die Chance erhält, die Zahlungsbedingungen Ihrer Organisation zu veranschaulichen.

Aktualisieren Sie Signaturen auf einen einzigen Klick

Sobald eine Vorlage gespeichert wurde, erhalten alle Nutzer die richtige E-Mail-Signatur.

Korrekte Kontaktangaben in allen E-Mail-Signaturen

Die Software erkennt, wenn für bestimmte Nutzer bestimmte Felder nicht gelten, sodass in keiner E-Mail-Signatur leere Felder auftauchen.

Legen Sie Größe, Farbe und Stil aller Signaturhintergründe fest

Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Signaturen aller Nutzer den Firmenrichtlinien in puncto Firmenpolitik gerecht werden und einheitliche Signaturhintergründe und -formate vorliegen.

Verwenden Sie Active-Directory-Daten für 100-prozentige Genauigkeit

Die Daten des AD-Profils des jeweiligen Nutzers werden automatisch herangezogen, um seine Outlook-E-Mail-Signatur zu befüllen – was gewährleistet, dass alle Angaben stimmen.

Testen vor dem Abschicken

Sie möchten sehen, ob Ihre gesamten E-Mail-Signaturrichtlinien in Outlook richtig funktionieren? Nutzen Sie die graphische Schnittfläche im Policy Tester, bevor Sie die Signatur verwenden, um zu entscheiden, wer welche Signatur erhalten soll.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung einer lizenzkostenfreien Testinstallation!