InfoServ Signature

E-Mail Signaturverwaltung für IBM Lotus Notes

E-Mail Signaturverwaltung: Auf einen Blick

  • Einheitliches Erscheinungsbild der Signatur bei allen Mitarbeitern
  • Einfaches Umschalten zwischen verschiedenen Signaturen möglich, z.B. mehrere Firmen
  • Zeitgesteuerte Inhalte in den Signaturen
  • Unterstützung mobiler Endgeräte durch eine Serverkomponente
  • Zentrale Konfiguration mit Variablen zur Personalisierung
  • Unterschiedliche Signaturen für unterschiedliche Benutzergruppen möglich
  • Umfangreiche Protokollierung bei der Signaturverteilung
  • Text-, HTML- und RichText-Signaturen werden unterstützt (auch im Mischbetrieb)
  • Unternehmensweite Änderungen rechtlicher Informationen können in wenigen Minuten erledigt werden
InfoServ Signature - Übersicht über die Signaturen

E-Mails stehen rechtlich einem Geschäftsbrief gleich, d.h. jedes E-Mail muss eine Signatur enthalten, die die vorgeschriebenen rechtlichen Informationen enthält. Hier drohen sogar Bußgelder, sollte dies nicht eingehalten werden. Neben der Gewährleistung dieser Informationen ist es auch wichtig, dass alle Signaturen ein einheitliches Erscheinungsbild haben und nicht jeder Mitarbeiter sein persönliches Layout der Signatur pflegt.

Weiterhin sind E-Mails auch ein wichtiges Marketinginstrument. Daher ist es wünschenswert, an E-Mails ohne Zutun der Mitarbeiter wichtige Marketinginformationen anhängen zu können, z.B. Hinweise auf eine bevorstehende Messe oder aktuelle Marketingaktionen. Und das am besten noch zeitgesteuert, d.h. Inhalte im Voraus erstellen und diese für einen definierten Zeitraum automatische an die Signatur anhängen lassen.

Alle genannten Anforderungen werden von InfoServ Signature für IBM Lotus Notes vollständig unterstützt.

Einheitliches Erscheinungsbild

Die E-Mail Signatur der Mitarbeiter wird zentral im Corporate Design als Text, HTML oder Rich- Text-Layout abgelegt.

Mandantenfähigkeit

Mitarbeiter können für unterschiedliche Situationen verschiedene Signaturen verwenden. Zum Beispiel um die Zugehörigkeit in einer Konzerntochter darzustellen oder die Signatur in verschiedenen Sprachen zu verwenden.

Zeitgesteuerte Signaturen

Veränderungen in den Mitarbeitersignaturen werden zeitgesteuert aktualisiert, somit sind zum Beispiel Änderungen in der Unternehmensstruktur vorab planbar und werden zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung gestellt. Gleiches gilt für Marketinginformationen, wie Veranstaltungshinweise oder Aktionen, die zeitgesteuert an die Signaturen angehängt werden können.

Unterstützung mobiler Endgeräte

Mobile Endgeräte spielen eine immer stärkere Rolle in der Unternehmenskommunikation. Um Nachrichten von mobilen Endgeräten mit einer einheitlichen Signatur zu versehen, bietet InfoServ Signature die serverbasierte Komponente. Damit werden automatisch personalisierte Signaturen an Ihre ausgehenden Nachrichten angehängt.