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E-Mail Archivierungspflicht - Zeit zu handeln!

Zeit zu handeln

Ab dem 1. Januar 2017 treten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich in Kraft. Bislang geltende Schon- und Übergangsfristen enden zum 31. Dezember 2016.

Das bedeutet, dass alle Unternehmen, die eine geschäftliche digitale Kommunikation betreiben, z.B. E-Mails senden und empfangen, unabhängig von Größe oder Branche, nun vollumfänglich und ausnahmslos elektronisch archivieren müssen!

Werden in Ihrem Unternehmen Angebote, Rechnungen, Geschäftsbriefe etc. per E-Mail versendet, dann müssen Sie jetzt handeln.

Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 muss eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Fehlende elektronische Archivierung wird nun geahndet

Ab dem 01.01.2017 muss beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer nicht ordnungsgemäß archivierte Geschäftsunterlagen ahnden – und das kann USie teuer zu stehen kommen. Ein System zur E-Mail-Archivierung ist unumgänglich.

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

In Sachen E-Mail-Archivierung schließt sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen, die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein System für die rechtssichere E-Mailarchivierung unabdingbar. Denn nur ein solches garantiert die geforderte technische Unveränderbarkeit!

VSB bietet Lösungen für alle gängigen Plattformen

Wir bieten Ihnen Lösungen für die rechtssichere E-Mail Archivierung für IBM Lotus Notes, Microsoft Exchange und Office 365 (Exchange Online). Neben softwarebasierten Lösungen bieten wir Ihnen auch einen hardwarebasierten Ansatz mit der Appliance von ARTEC.

Wir beraten Sie gerne kostenfrei hinsichtlich einer geeigneten Lösung für Ihre Systemumgebung. Sie finden alle Kontaktinformationen auf unserem Kontaktformular.

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