Ab sofort steht das moderne DMS PHOENIX Documents in der Version 7 in der Cloud und on-premise zur Verfügung. Neben einem neuen, freundlichen Theme „Modern light“, bietet PHOENIX Documents 7 auch einige neue Funktionen.

Neues Theme „Modern light“

Standen bislang nur die beiden Themes „Classic“ und „Modern dark“ zur Verfügung, bietet PHOENIX Documents 7 nun eine weitere Option „Modern light“. Jeder Anwender kann sein gewünschtes Theme in seinen Benutzereinstellungen wählen.

Direkte Bearbeitung von Datentabellen im Vorschlagsdialog

Datentabellen sind eine einfache und komfortable Möglichkeit, um dem Anwender Auswahllisten in Masken zur Verfügung zu stellen. Bisher mussten Datentabellen über die Administration gepflegt werden. Ab PHOENIX Documents 7 können Anwender mit entsprechenden Rechten, Einträge von Datentabellen direkt aus dem Vorschlagsdialog einer Maske heraus bearbeiten. Dies erleichtert die Pflege solcher Datentabellen deutlich, da kein Wechsel in die Administration mehr erforderlich ist und der Arbeitsfluss nicht unterbrochen wird.

Mehrere Termine pro Vorgang

Je archiviertem Vorgang können nun beliebig viele Termine für unterschiedliche Personen erstellt werden. Bei Erreichen des jeweiligen Termins erhält der Anwender eine Benachrichtigung in seinem Postfach. Alle bearbeiteten Termine sind in der Termin-Historie nachvollziehbar.

Vertretungsregelung

Mit steigenden Workflow-Möglichkeiten in PHOENIX Documents, steigt auch der Bedarf an einer Vertretungsregelung für Abwesenheiten. Die Version 7 bietet nun eine integrierte Vertretungsregelung. Zunächst muss in der Benutzeradministration ein potenzieller Vertreter angegeben werden. Dann hat der Anwender die Möglichkeit, die Vertretung über seine persönlichen Einstellungen zeitgesteuert oder dauerhaft zu aktivieren.

Ablösen ausgeschiedener Personen

Scheidet eine Person aus dem Unternehmen aus, dann bleiben u.U. offene Aufgaben, Postfacheinträge und Wiedervorlagen in PHOENIX Documents zurück. Über die neue Funktion „Ablösen“ in der Benutzerverwaltung, kann nun ein smarter Übergang zu einer nachfolgenden Person per Mausklick durchgeführt werden. Gleichzeitig kann der bisherige Benutzer deaktiviert werden.

Viele weitere nützliche Neuerungen

Darüber hinaus bietet PHOENIX Documents 7 viele weitere hilfreiche Neuerungen, z.B.

• Erweiterung der integrierten STAR-Scriptsprache zur dynamischen Gestaltung von Formularen und Workflows
• Untertabellen als abhängige Auswahllisten zu Datentabellen
• Automatisches Sperren von Vorgängen bei der Bearbeitung zur Vermeidung von Bearbeitungskonflikten
• Möglichkeit für einen Benutzer-Import für das Anlegen einer großen Menge an Benutzern
• Rollen und Formulare können nun dupliziert werden
• Bemerkungen zu Vorgängen werden nun ebenfalls in der SmartSearch und der Volltextsuche berücksichtigt
• Im Vorgangsdialog wird direkt im Titel des Tabs „Bemerkungen“ die Anzahl vorhandener Bemerkungen über eine rote Zahl signalisiert. So erkennt man sofort ohne Wechsel des Tabs, ob und wie viele Bemerkungen es zu einem Vorgang gibt.
• Die Tabelle mit den Bemerkungen kann nun auch direkt in einem Formular hinzugefügt werden und brauchen dann nicht mehr über den Tab „Bemerkungen“ aufgerufen werden
• Beim Markieren und Kopieren von Text auf PDFs wurde die Genauigkeit der Textextraktion verbessert
• Uvm.

Die vollständigen Release-Notes finden Sie in der Dokumentation zu PHOENIX Documents.