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ABBYY und WEBCON BPS - Eine starke Kombination

ABBYY FlexiCapture und WEBCON BPS

WEBCON BPS ist eine moderne, innovative und leistungsstarke Plattform für die Implementierung beliebiger digitaler Geschäftsprozesse. Ein wichtiger und meist auch komplexer Prozess ist die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, oft auch salopp als Eingangsrechnungsprüfung bezeichnet. Dabei müssen nicht nur elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung berücksichtigt werden, sondern Eingangsrechnungen kommen nach wie vor sehr häufig in Papierform oder als PDF-Dateien an.

Integriertes OCR und Datenextraktion in WEBCON BPS

WEBCON BPS verfügt über ein integriertes, separat zu lizenzierendes OCR-Modul, welches im Kern ein ABBYY FineReader ist. Die Engine ist sehr leistungsfähig, kann aber keine Positionen erkennen und extrahieren. Das integrierte OCR-Modul eignet sich daher eher für positionslose Belege oder für Belege, bei denen die Erkennung von Positionen nicht relevant ist. Das OCR-Modul leistet nur das reine Umwandeln von Bild in Text. Das Erkennen der Informationen aus den Daten benötigt ein weiteres WEBCON-eigenes Modul namens AI (Artificial Intelligence). Beide Module arbeiten Hand in Hand und lassen sich durch die vollständige Integration in WEBCON Prozessen sehr einfach einsetzen.

ABBYY FlexiCapture for Invoices

Wenn die Erkennung von Positionsdaten wichtig ist, setzen wir auf ABBYY FlexiCapture for Invoices. Diese Lösung ist auf die Erkennung von Eingangsrechnungen spezialisiert und liefert auch untrainiert eine sehr gute Erkennungsrate. Die extrahierten Informationen einer Rechnung können über verschiedene Schnittstellen an Folgesysteme wie WEBCON BPS weitergegeben werden, damit dort z.B. der Prüfungs- und Freigabeprozess abgebildet werden kann. Unsere bevorzugte Schnittstelle für die Datenübergabe ist der MS SQL Server. ABBYY kann die erkannten Daten direkt dort ablegen und aus einem WEBCON BPS Prozess können wir die Daten sehr einfach dort auslesen.

Prozessübersicht ABBYY FlexiCapture mit WEBCON BPS
Prozessübersicht ABBYY FlexiCapture mit WEBCON BPS

ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD und XRechnung sind standardisierte elektronische Formate für Eingangsrechnungen. Diese müssen keinen OCR-Prozess zur Erkennung der Rechnungsdaten durchlaufen, sondern die Rechnungsdaten werden in Form einer XML-Datei geliefert, die ausgelesen und verarbeitet werden kann. Hierfür bietet VSB ein E-Rechnung PlugIn für WEBCON BPS an, mit dem die Verarbeitung dieser Formate innerhalb von WEBCON BPS direkt möglich ist.

PDF-Rechnungen

Häufig kommen Eingangsrechnungen als PDF-Datei per E-Mail an, enthalten aber kein ZUGFeRD-Attachment. In diesem Fall muss ein Erkennungsprozess durchlaufen werden, der die relevanten Informationen extrahiert und für die weitere Verarbeitung im Workflow zur Verfügung stellt. Die Erkennung solcher PDF-Rechnungen wickeln wir über ABBYY FlexiCapture ab, allerdings sparen wir uns den vorgelagerten Scan-Vorgang, da die Rechnung bereits in einem digitalen Format als PDF-Datei vorliegt.

Papierrechnungen

Der postalische Eingang von Rechnungen erfordert den längsten Verarbeitungsprozess, da hier zunächst ein Scan-Vorgang zur Digitalisierung der Rechnung erfolgen muss. Danach wird die Rechnung über den gleichen Pfad weiterverarbeitet, wie PDF-Rechnungen. Der komplette vorgelagerte Prozess, vom Scanvorgang, über die Erkennung und Verifikation bis zur Übergabe der Informationen an WEBCON BPS, erfolgt über ABBYY FlexiCapture for Invoices.

ABBYY FlexiCapture Verarbeitungsprozess
ABBYY FlexiCapture for Invoices Verarbeitungsprozess

Stärken von ABBYY FlexiCapture for Invoices

  • Multichannel Input, z.B. über E-Mail, Papier, Fax, Scan, Mobile, Web
  • Inhaltsbasierte und regelbasierte Erkennung und Klassifizierung
  • Validierung der ausgelesenen Rechnungsdaten gemäß aktueller rechtlicher Anforderungen
  • Abgleich mit Bestell- und Stammdaten aus dem ERP
  • Wesentliche Arbeitsgänge wie Scannen oder Verifizieren können über Web Clients (Browser) erfolgen
  • Trainierbar und selbstlernend
  • Hohe Flexibilität bei der Integration mit Backend-Systemen, z.B. ERP, BPM, CRM, etc.
  • Zentrale Konfiguration
  • Skalierbar für beliebige Dokumentvolumen
  • Mehrsprachige Oberfläche
  • Bereitstellung On-premise oder als Cloud Service
  • Vorkonfiguriert für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und daher schnell einsatzbereit

Stärken von WEBCON BPS

  • Programmierfreie Implementierung von workflowgesteuerten Geschäftsanwendungen (Low Code Plattform)
  • Leistungsstarke Workflow-Engine, für mehr Flexibilität und Performance bei komplexen Prozessen
  • Einfache Umsetzung von komplexen Abläufen durch grafische Modellierung per Drag & Drop
  • Direkte Umsetzung von Änderungen an aktiven Prozessen dank InstantChange™ Technologie
  • Agiles Prototyping für schnelle Implementierung und direkte Berücksichtigung von Anwender-Feedbacks
  • Einfache Integration von externen Daten inkl. SharePoint-Listen
  • Moderne und intuitive Benutzeroberfläche im Browser (BPS Portal)
  • Formulardesign, Workflowdesign und mobile Unterstützung in einer integrierten Lösung
  • Unterstützung mobiler Endgeräte
  • Integrierte Mehrsprachigkeit
  • Dynamische Formulare je Workflowschritt per Mausklick ohne Programmierung
  • Integrierte Vertreterregelung
  • Konfigurierbare Liegezeitüberwachung mit mehrstufigen Eskalationen je Arbeitsschritt
  • Benutzerdefinierte Berichte und Listen, durch den Anwender selbst verwaltet
  • Leistungsstarke Echtzeit-Suche für Informationen und Funktionen
  • Prozessfluss-Analyse zur Auswertung der Prozessnutzung

Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung

VSB hat über 15 Jahre Erfahrung in der Umsetzung digitaler Prozesse, besonders auch im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung. Wenn Sie die Digitalisierung von Prozessen auf der Agenda haben oder die konkrete Anforderung zur elektronischen Eingangsrechnungsprüfung, dann sprechen Sie uns gerne an!

Wir sind Ihr verlässlicher Partner für die Implementierung digitaler Prozesse und elektronischer Workflows.

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