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Quick Win: Einfache Projektsteuerung mit SharePoint 2013

SharePoint Dokumentenbibliothek

SharePoint 2013 hat in Sachen Standard Funktionsumfang und intuitive Bedienbarkeit deutlich zum Vorgänger SharePoint 2010 zugelegt. Besonders die Website Vorlage "Teamwebsite" bringt einen Fundus an Funktionen mit, die sich mit wenigen Mausklicks zu einem idealen Werkzeug für die Steuerung einfacher Projekte ausbauen lässt. Freilich stößt die Teamwebsite an ihre Grenzen, wenn es um komplexe Funktionen wie Ressourcenplanung, Multiprojektmanagement und Terminplanberechnungen geht.

Aber was sind denn die tatsächlichen Anforderungen in vermutlich 80% aller Projekte? Meistens muss ein verteiltes Team von Mitarbeitern auf gemeinsame Projektdokumente (Projektakte) zugreifen, Projaktaufgaben zentral verwalten und die eine oder andere Fragestellung diskutieren. Besonders für kleinere Projekte entsteht durch die Nutzung einer Teamwebsite ein echter Mehrwert und ein Quick Win.

Welche Funktionen bringt eine SharePoint Teamwebsite mit sich?

  • Dokumentbibliotheken zur Ablage und Verwaltung der Projektdokumente wie Lastenheft, Pflichtenheft, Protokolle, etc.
  • Kontakte zur Speichern der projektrelevanten Adressen
  • Aufgaben zur Steuerung der Projektaufgabenliste
  • Terminkalender zur Darstellung der Projekttermine und Meilensteine
  • Problemverfolgung zur Verwaltung von Tickets und Changes
  • Forum zur Diskussion von projektspezifischen Fragestellungen
  • Ankündigungen zur Bereitstellung von Projektnachrichten
  • weitere Apps wie Umfrage, Links etc

Mit wenigen Schritten zur Projekt-Teamwebsite

Zunächst erstellen wir eine neue Website aus der Vorlage "Teamwebsite". Diese präsentiert sich anfangs ziemlich leer und enthält nur eine Dokumentbibliothek. Durch Hinzufügen der o.g. Apps über die Websiteinhalte haben Sie im Nu eine gute funktionale Ausgangsbasis geschaffen.

Damit die neuen Apps auch in der Navigation (Schnellstartleiste) als Menüpunkt auftauchen und nicht nur unter "Zuletzt verwendet", müssen Sie die jeweils neu hinzugefügten Apps aufrufen und dort die Listeneinstellung bearbeiten. Bei den Dokumenten sind es analog die Bibliothekseinstellungen. Hier gehen Sie jeweils in "Listenname, -beschreibung und -navigation" und setzen dort "... in der Schnellstartleiste anzeigen" auf Ja. Schon haben Sie eine übersichtliche Navigation für den Projektraum geschaffen. Wenn Sie möchten, können Sie die Reihenfolge der Links noch nach Ihren Wünschen anpassen und schon kann es mit der Projektarbeit losgehen.

SharePoint Teamwebsite Startseite

Startseite anpassen

Die Startseite der Projekt-Teamsite sieht zunächst etwas dünn aus. Hier sind nur die Dokumente aus der Dokumentbibliothek zu sehen. Natürlich können (und sollten) Sie die Startseite bearbeiten und ein paar sinnvolle Apps und Webparts integrieren, z.B. Meine Aufgaben, Meine Tickets, Ankündigungen oder eine Projektzusammenfassung. Auch dies ist für geübte SharePoint Anwender mit wenigen Mausklicken erledigt. Wenn Ihre Projektmitarbeiter dann die Startseite öffnen, sehen Sie auf einen Blick alle relevanten Informationen.

Aufgabenverwaltung und Zeitleiste

Basis einer Projektverwaltung ist natürlich eine zentrale Aufgabenliste, die jederzeit Überblick über den Stand der Arbeiten gibt. Die Aufgabenverwaltung in SharePoint 2013 bietet bereits im Standard alle notwendigen Informationen und Ansichten. Sie sehen ihre eigenen Aufgaben, überfällige oder anstehende Aufgaben. Auch eine Darstellung als Gantt-Diagramm ist im Standard schon möglich. Wer lieber in Outlook oder MS Project arbeitet, der kann die Aufgaben aus SharePoint synchronisieren.

SharePoint 2013 bietet zusätzlich eine Zeitleiste, auf der von Ihnen definierte Aufgaben angezeigt werden. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt am Zeitstrahl visualisieren. Darstellung und Skala können eingestellt werden.

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