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Migration von IBM Lotus Notes Anwendungen nach SharePoint

Migration Notes-Anwendungen nach SharePoint

Die Migration von Postfächern von IBM Notes nach Exchange inkl. E-Mails, Kalender, Aufgaben, Adressbüchern und Archiven, ist dank Standard-Tools wie dem Quest Migrator keine große Herausforderung mehr. Aber wenn man IBM Notes Anwendungen nach SharePoint migrieren muss, dann ist das nicht mit einem Klick auf den Migrieren-Button eines Tools getan.

Normalerweise enthalten IBM Notes Anwendungen nicht nur Formulare und Ansichten, sondern auch Business Logik und individuell entwickelte Workflows. Notes Anwendungen auf eine technisch völlig unterschiedliche Plattform wie SharePoint zu migrieren, bedeutet, über ein Redesign der Anwendung nachzudenken, um diese schlank zu halten und die Möglichkeiten der Zielplattform optimal zu nutzen. Eine unterschiedliche Architektur erfordert einen unterschiedlichen Lösungsansatz, um eine stabile und performante Applikation zu erschaffen, die bei den Anwendern beliebt ist.

Aus diesem Grund empfehlen wir keinen Einsatz von Migrationstools, um Ihre wertvollen und geschäftskritischen Anwendungen auf eine Plattform wie SharePoint umzustellen, sondern diese unter Verwendung eines Rapid Application Development (RAD) Tools wie WEBCON BPS neu zu erstellen und nur die Daten selbst zu migrieren.

Gründe für die Migration von IBM Notes nach Exchange / SharePoint

Warum entscheiden sich Kunden, von IBM Lotus Notes zur Microsoft Plattform zu migrieren? Aus Gesprächen mit mehreren Kunden haben wir die wichtigsten Gründe zusammengefasst.

Vereinheitlichung der Infrastruktur

Das passiert meistens nach einer Fusion oder Akquisition. Der Betrieb zweier unterschiedlicher Mail und Collaboration Systeme bedeutet höhere Wartungskosten. Kunden streben eine Vereinheitlichung der Infrastruktur an, um Zeit und Kosten zu sparen. In den letzten Jahren wurde diese Entscheidung meistens zugunsten von Exchange / SharePoint getroffen. Vielleicht auch wegen dem folgenden Grund.

Bedenken hinsichtlich der Zukunft von IBM Lotus Notes

IBM Notes scheint seit einigen Jahren auf der Version 9 festzusitzen. Obwohl IBM regelmäßig sog. Feature Packs veröffentlicht hat, war eine echte Weiterentwicklung nicht erkennbar. Dies hat einige IBM Notes Kunden beunruhigt und sie haben sich die Frage gestellt, ob IBM Notes weiterhin eine verlässliche und zukunftssichere Plattform ist. Nicht selten trafen Kunden die Entscheidung, die Notes Plattform zu verlassen, so lange diese noch unter Support und Wartung steht. Mittlerweile hat IBM eine Partnerschaft mit der Fa. HCL angekündigt, wodurch die Zukunft von Lotus Notes gesichert sein soll. Ob diese die die Migrationsbewegung verlangsamen wird, bleibt abzuwarten.

Bessere Integration in Fachanwendungen

Es ist eine Abwärtsspirale. Je mehr Anbieter von Geschäftsanwendungen, wie ERP oder CRM, den Support für IBM Notes bzw. die Anbindung einstellen, desto mehr Kunden geraten dadurch unter Druck und migrieren auf die Plattform mit der breitesten Unterstützung verschiedener Integrationen und Schnittstellen, Microsoft Exchange / SharePoint. Das wiederum veranlasst weitere Hersteller, IBM Notes nicht mehr zu unterstützen. IBM Lotus Notes Kunden werden dadurch schrittweise immer weiter isoliert.

Bessere Verfügbarkeit von Wissen und Erfahrung

Besonders bei der Suche nach externen Dienstleistern und Mitarbeitern ist es sehr hilfreich, wenn das Knowhow und die Erfahrung im Markt breit verfügbar sind. Das reduziert das Risiko in Projekten ebenso wie die Personal- und Dienstleistungskosten.

Was macht IBM Notes so besonders?

Wenn Sie Notes Anwendungen nach SharePoint migrieren möchten, müssen Sie einige Besonderheiten der Notes Plattform berücksichtigen. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Merkmale kurz beschrieben.

Lotus Notes Datenbank

Das wichtigste Merkmal ist, dass es sich nicht um eine relationale Datenbank handelt, sondern um eine flexible Dokumentendatenbank. Diese besitzt eine Grundstruktur, aber es gibt keine durchgängigen und konsistenten Dokumenttypen und man kann sich nicht darauf verlassen, dass alle Dokumente vom gleichen Typ auch die gleichen Felder besitzen. Die fehlende relationale Integrität und die fehlenden Constraints machen die Daten „weich“. Ein Datensatz wird Dokument genannt und welche Felder ein Dokument umfasst, wird durch die Maske definiert, die für die Erstellung des Dokumentes verwendet wurde. Wird ein neues Feld zu einer Maske hinzugefügt, dann wird dieses auch dem Dokument hinzugefügt, wenn dieses gespeichert wird. Ältere Dokumente gleichen Typs haben die neuen Felder nicht, solange diese nicht erneut mit der Maske gespeichert wurden.

Die fehlenden relationalen Strukturen führen entweder zu mehr Datenredundanz oder zu Dokumentenlinks, die aufeinander zeigen. Aber wenn ein Dokument gelöscht wird, auf das verwiesen wurde, haben wir ein Problem. Natürlich kann dies durch entsprechenden eigenen Code verhindert werden, aber das ist dann nicht Teil einer Datenbankintegrität, sondern Business Logik.

Architektur der Anwendung

In Lotus Notes enthält die Datenbank gleichzeitig auch die Anwendung. Das bedeutet, dass alle notwendigen Masken, Ansichten, Script-Bibliotheken, Navigationen, etc., Teil der Datenbank selbst sind. Eine einfache Notes Anwendung besteht daher meistens aus nur einer Datenbankdatei. Komplexere und modulare Anwendungen verteilen sich meist auf mehrere Datenbanken, was wiederum Logik und Konfiguration benötigt, damit sich die Datenbanken kennen und zusammenarbeiten können.

Antwort-Dokument-Hierarchie

IBM Lotus Notes bietet eine spezielle Dokumentenbeziehung, genannt Antwortdokumente. Das bietet Entwicklern die Möglichkeit, eine Dokumentenhierarchie aufzubauen, durch die sich der Anwender durchhangeln kann. Das Dokument auf oberster Ebene ist das Elterndokument und kann eine beliebige Anzahl an Antwort-(Kind-)Dokumenten haben. Ein Antwortdokument kann wiederum Antwortdokumente haben, was bis auf unhandliche Tiefen ausgebaut werden kann. Aus einer relationalen Sicht kommt das einer 1:n:m Beziehung sehr nahe.

Spezielle Feldtypen

Haben Sie jemals von Leser- und Autorenfeldern gehört? Oder Mehrfachwert-Feldern? Das sind spezielle Feldtypen in IBM Lotus Notes und müssen entsprechend berücksichtigt werden, wenn diese Felder nach SharePoint migriert werden sollen. Leser- und Autorenfelder enthalten Benutzer, Gruppen und Rollen und definieren, welche Personen Zugriff auf Dokumente als Leser (sichtbar) oder Bearbeiter (ändern oder löschen) haben.

Ein Mehrfachwertfeld speichert eine Liste von selektierten Elementen. Allerdings nicht einfach als Text, sondern tatsächlich als eine Liste eigenständiger Werte, die mit entsprechenden LotusScript oder Formelausdrücken weiterverarbeitet werden können. Mehrfachwertfelder eignen sich gut zur Gruppierung in Ansichten, indem die Werte der Liste als Kategorien verwendet werden. Dokumente tauchen dabei auch mehrfach in einer Ansicht unter den jeweils zugewiesenen Kategorien auf, obwohl das Dokument nur einmal physisch in der Datenbank existiert.

Schließlich gibt es noch Rich Text Felder (RTF), die quasi alles speichern können. In der Praxis werden in RTF häufig Dutzende von Dateien und Notes-Dokumentenlinks gespeichert. Ein Dokumentenlink ist ein Zeiger auf die eindeutige Dokumenten-ID (UNID) des Zieldokumentes, welches der Anwender per Mausklick auf den Link öffnen kann. Natürlich kann ein Notes-Dokument mehrere RTF enthalten.

Berechtigungen

Die Rechteverwaltung in IBM Lotus Notes ist sehr ausgefeilt und flexibel. Jede Notes Datenbank verfügt über eine Zugriffskontrollliste (ACL), über die Benutzer und Gruppen zu Berechtigungsstufen und Rollen zugeordnet werden. Die Rollen können individuell je Notes Datenbank definiert werden. Die Verwendung von Rollen anstelle von lediglich Benutzern und Gruppen vereinfacht die Wartung der Berechtigungen erheblich. Aufgrund der unterschiedlichen Konzepte und Architektur ist es eine große Herausforderung, das Berechtigungskonzept auf eine Plattform wie SharePoint zu übertragen.

Replikations- und Speicherkonflikte

IBM Notes ist berühmt für seine Replikation, welche eine hochentwickelte bidirektionale Synchronisation von Notes Datenbanken bietet. Die Replikation kann bis auf Feldebene gesteuert werden, was die Menge der abzugleichenden Daten dramatisch reduzieren kann. Die Replikation kann entweder zwischen IBM Domino Servern eingerichtet werden, oder zwischen Notes Clients und Servern. Wir halten die Notes Replikation nach wie vor für die ausgereifteste Technologie dieser Art und die beste Möglichkeit, um Daten lokal auf Notebooks mitzunehmen und die Daten innerhalb von Sekunden sicher und in beide Richtungen abzugleichen.

Aber wenn die selben Dokumente auf dem Server und auf Clients gleichzeitig geändert wurden, dann erzeugt die Replikation sog. Replizier- und Speicherkonflikte. IBM Notes speichert alle Versionen des Dokuments und zeigt diese in den Ansichten untereinander als Konflikte an. Der Anwender muss diese dann manuell bereinigen. Bei der Migration von Daten aus IBM Notes nach SharePoint müssen auch mögliche Replizier- und Speicherkonflikte berücksichtigt werden.

Lotus Formelsprache und LotusScript

Die Implementierung von Geschäftslogik wird in Lotus Notes üblicherweise mithilfe der integrierten Lotus Formelsprache und LotusScript durchgeführt. Beides sind proprietäre Programmiersprachen und können kaum automatisch migriert werden.

Integrierter Workflow

Wenn wir unter Workflow verstehen, dass Dokumente einem festgelegten Pfad folgen und Anwendern Aufgaben zugewiesen werden, dann verfügt IBM Notes über integrierte Workflowfähigkeiten. Aber ohne den Einsatz von Dritthersteller-Tools gibt es keine Möglichkeit für Prozessmodellierung oder flexible Konfigurationen, sondern der komplette Workflow muss manuell programmiert werden. Das ist natürlich ein Albtraum für die Wartung.

Durch den Einsatz von Tools, z.B. GEDYS IntraWare Workflow, kann der Aufwand für die Erstellung von Workflows deutlich reduziert werden, aber auch hier fehlt eine grafische Modellierung, was besonders die Erstellung komplexer Prozesse schwierig gestaltet. Unabhängig davon, ob die Workflows manuell programmiert sind oder über ein Tool erstellt wurden, müssen diese auch in der SharePoint Anwendung wieder implementiert werden.

Warum WEBCON BPS als Anwendungsplattform für SharePoint?

  • Einfache Umsetzung von komplexen Abläufen durch grafische Modellierung per Drag & Drop
  • Zentrales Datenmodell für alle Formular- und Workflowdefinitionen
  • Direkte Umsetzung von Änderungen an aktiven Prozessen dank InstantChange™ Technologie
  • Agiles Prototyping für schnelle Implementierung und direkte Berücksichtigung von Anwender-Feedbacks
  • Einfache Integration von externen Datenbanken oder Web Services
  • Intuitive SharePoint-Benutzeroberfläche für Endanwender
  • Kein Flickwerk einzelner Module, sondern integrierte Lösung mit Formulardesign, Workflowdesign, OCR-Engine und mobiler Unterstützung
  • Integrierte Diagrammfunktion zur Datenvisualisierung für mehr Benutzerfreundlichkeit
  • Unterstützung mobiler Endgeräte
  • Umfassende Outlook-Integration, z.B. Start eines Workflows per Drag & Drop eines E-Mails
  • Integrierte Mehrsprachigkeit
  • Dynamische Formulare über programmierfreies Regelwerk
  • Integrierte Vertreterregelung
  • Konfigurierbare Liegezeitüberwachung
  • Programmierfreie Entwicklungsumgebung
  • Integrierte Texterkennung (OCR) und PDF-Konvertierung

Schrittweise Migration

Für eine erfolgreiche Migration von IBM Lotus Notes Anwendungen nach SharePoint empfehlen wir eine schrittweise Vorgehensweise.

Identifikation des Anwendungszwecks

Ja, das klingt banal, aber als Erstes benötigt man ein klares Verständnis dafür, was genau die Anwendung tut und wofür Sie geschaffen wurde. Welche Daten kommen woher und welche Ergebnisse werden erzeugt? Was ist der Geschäftszweck und das Ziel?

Analyse und Design der Prozesse und Formulare

Weiterhin muss man die zugrundeliegenden Prozesse verstehen, was eine der größeren Herausforderungen darstellt, da diese meistens kaum dokumentiert sind und evtl. sogar manuell programmiert. Wir empfehlen, die Prozesse im Rahmen von Workshops zusammen mit Anwendern direkt mit WEBCON BPS abzubilden. Als Rapid Application Development (RAD) Anwendung ist WEBCON BPS hierfür entwickelt. Die Anwender sehen sofort den grafischen Ablauf der Prozesse und Formulare und sind von Anfang an stark involviert. Das führt zu einer außergewöhnlichen Akzeptanz und Benutzererfahrung.

Gleiches gilt für die Formulare, welche als integraler Bestandteil der Prozesse mit definiert werden. Ein herausragendes Feature von WEBCON BPS ist die Fähigkeit, Prozesse und Formulare gemeinsam und integriert zu erstellen. Beides gehört zusammen und sollte daher nicht getrennt betrachtet werden.

Identifikation von Datenverbindungen und Schnittstellen

IBM Lotus Notes Anwendungen sind, wie andere Geschäftsanwendungen auch, oftmals mit verschiedenen Datenquellen für Importe und Exporte verbunden. Unglücklicherweise sind diese Verbindungen oftmals manuell in der Anwendung programmiert. Wenn man Glück hat, wurde ein Tool wie der VSB DataConnector oder IBM Enterprise Integrator verwendet. Das vereinfacht das Verstehen der Datenflüsse erheblich.

Glück hat man auf jeden Fall dann, wenn man WEBCON BPS für die Implementierung der SharePoint Anwendung im Einsatz hat, da die Integration externer Daten mit wenigen Mausklicks erledigt ist. Man kann nahezu jede Datenquelle über Web Services oder direkte Datenbank-Konnektivität verbinden.

Identifikation von Benutzerrollen und Berechtigungen

Auf keinen Fall darf man vergessen, das Konzept der Rollen und Berechtigungen zu analysieren. Dieses muss ebenso auf der SharePoint Seite umgesetzt werden. Der Großteil der Berechtigungen kann in WEBCON BPS definiert werden, was logisch ist, da Berechtigungen, Formulare und Prozesse eine Einheit bilden.

Implementierung der SharePoint-Anwendung mit WEBCON BPS

Nun kann der bereits erstellte Prototyp mit WEBCON BPS zur fertigen Anwendung ausgebaut werden. Dabei profitiert man von einer agilen Projektmethodik, die nahe am Anwender stattfindet und schnelle Resultate bringt. Dank der InstantChange™ Technologie können Änderungsanforderungen und Feedback der Anwender schnell und direkt umgesetzt werden. Sobald die Anwendung steht, können die Daten migriert werden.

Datenmigration

Der letzte Schritt, bevor die Anwendung in SharePoint zur Verfügung gestellt wird, ist die Migration der Daten aus der IBM Lotus Notes Datenbank in die WEBCON BPS Datenbank, die auf einem MS SQL Server liegt. Dies ist wegen der bereits genannten Charakteristiken einer Notes Datenbank etwas komplexer, v.a. da sicherlich auch die Datenstrukturen zwischen IBM Notes und WEBCON BPS abweichen werden. Man darf auch nicht vergessen, dass der jeweilige Workflowstatus erhalten bleiben muss. Das bedeutet, dass beendete Workflows auch in WEBCON BPS als beendet auftauchen müssen und aktive Workflows direkt auf den richtigen Arbeitsschritt gestellt werden müssen.

Grundsätzlich ist es eine gute Idee, einen Partner zu beauftragen, der gleichermaßen Erfahrung mit IBM Notes und WEBCON BPS hat. Hier bieten wir gerne unsere Unterstützung an. Das wird die Migration Ihrer Notes Anwendungen nach SharePoint deutlich beschleunigen, das Projektrisiko minimieren und Kosten sparen. Außerdem ist es sinnvoll, den Einsatz eines Tools für die Datenmigration in Erwägung zu ziehen. Der VSB DataConnector wurde für solche Aufgaben entwickelt und unterstützt IBM Notes Datenbanken als native Datenquelle, bei geringen Kosten.

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