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Warum Cloud?

Cloud Services

Diese Frage hören wir oft und sie ist durchaus berechtigt. Alle großen Player am Markt pushen seit einiger Zeit das Cloud Business, allen voran IBM und Microsoft. Oftmals werden Produkte gar nicht mehr als lokal installierbare Versionen angeboten, sondern nur noch als Cloud Service. Mit Cloud Services meinen wir in diesem Beitrag öffentliche Cloud-Angebote, über die Standard-Dienste bezogen werden können. Wir betrachten keine private Cloud-Angebote, bei denen Unternehmen ihre eigene IT in ein externes Hosting verlagern.

Was ist dran an dem Hype und wo liegen die Vorteile und Risiken? Sicher ist, dass an dem Thema Cloud zukünftig kaum ein Unternehmen vorbeikommen wird. Die Multimilliarden-Investitionen der großen Anbieter schaffen einen neuen Markt und erzeugen Bedarf. Der Angebotsmarkt transformiert und Cloud Services sind meistens bereits günstiger als die vergleichbaren On-Premise Angebote.

Vorteile und Chancen durch den Einsatz von Cloud Services

Der Einsatz von Cloud Services bietet technische und kaufmännische Vorteile. Gleichsam sei erwähnt, dass Cloud-Dienste quasi immer kombiniert mit lokalen Anwendungen eingesetzt werden. Hybrid ist also der Standard, da kaum ein Unternehmen komplett über Cloud Services arbeitet, sondern immer auch lokale Anwendungen und Dienste betreibt, die durch Cloud-Angebote sinnvoll ergänzt oder teilweise auch ersetzt werden.

Reduzierung, bzw. Wegfall der Anschaffungskosten

Nehmen wir an, Sie möchten Collaboration-Dienste wie Skype, IBM Connections oder SharePoint bei sich im Unternehmen nutzen, um Ihren Mitarbeitern eine optimale Plattform für die Zusammenarbeit in Projekten zu bieten. Dann stehen Sie vor der Herausforderung, quasi eine Farm neuer Server installieren zu müssen. Auch wenn diese virtualisiert sind, entsteht ein hoher Aufwand für die Installation und Konfiguration der Serverdienste, verbunden mit dem Aufbau des Admin-Knowhows für den sicheren und stabilen Betrieb dieser Dienste. Ganz zu schweigen von den Lizenzkosten.

Beziehen Sie diese Dienste dagegen als Cloud Service Abo, dann steht die Dienst-Infrastruktur sprichwörtlich mit wenigen Mausklicken zur Verfügung. Natürlich beeinflusst die Tiefe der gewünschten Integration mit ihrer lokalen IT auch den Aufwand, aber dieser wird immer nur einen Bruchteil dessen betragen, was Sie für eine lokale Installation aufwenden müssten. Ein weiterer Vorteil ist der Wegfall der initialen Lizenzkosten. Sie bezahlen monatlich die Anzahl der benötigten Benutzer und haben die Flexibilität, diese nach Bedarf einfach anzupassen.

Vereinfachung des IT-Betriebs

Der Betrieb von eigenen Servern, auch virtuelle, bedeutet permanenten Aufwand. Server müssen überwacht und im Fehlerfall eingegriffen werden. Auch entsteht Aufwand für die Datensicherung und fortlaufendes Patch-Management. In unregelmäßigen Abständen fallen auch Updates an. Und für die eingesetzten Anwendungen zahlen Sie in der Regel auch Wartung. Energiekosten können dank Virtualisierung mittlerweile fast vernachlässigt werden.

Beim Einsatz von Cloud Services fällt der Aufwand für den IT-Betrieb und Wartung weg, da die Server und Dienste nicht bei Ihnen laufen. Diese Kosten werden über die Cloud-Gebühren umgelegt, liegen aber durch die gemeinsame Nutzung der Infrastruktur mit anderen Kunden und das automatisierte Deployment deutlich niedriger als der eigene Betrieb.

Keine zusätzliche Personalkapazitäten erforderlich

Wenn Ihre IT-Abteilung bereits voll ausgelastet ist, kann der Einsatz neuer Serveranwendungen zu einem zusätzlichen Personalbedarf führen, um diese dann zu betreuen.

Beim Einsatz von Cloud Services ist das nicht notwendig und die administrative Betreuung der Cloud-Dienste wird oftmals vom unterstützenden Dienstleister als Managed Service mit übernommen. Eigenes Knowhow zur Administration der Dienste muss daher je nach eigenem Anspruch gar nicht oder nur rudimentär aufgebaut werden.

Hochverfügbarkeit und Aktualität zum kleinen Preis

Die zugesicherte Verfügbarkeit von Public Cloud Angeboten wie Office 365 oder IBM Connections liegt in der Regel bei 99,9% oder höher. Um diese Verfügbarkeit im eigenen Rechenzentrum bieten zu können, müssen die Dienste im Cluster betrieben werden, was wiederrum die Kosten erhöht. Hinzu kommt, dass jeder Update auf eine neue Version mit Aufwand und Risiken verbunden ist.

Bei der Nutzung von Cloud Services ist die Verfügbarkeit Teil des Angebotes. Darauf können Sie sich als Kunde verlassen. Und Sie haben immer sehr zeitnah die aktuellen Versionen des Dienstes im Einsatz, was wiederrum die schnellere Verfügbarkeit neuer Funktionen und das Schließen von Sicherheitslücken bedeutet.

Weltweiter einfacher Zugang zu den Diensten

Dienste aus einer Public Cloud Infrastruktur sind weltweit einfach zugreifbar. Das aufwändige Einrichten von Gateways und die Absicherung von externen Zugriffen in das eigene Firmennetzwerk entfallen hier. Denken Sie auch an die Integration externer Mitarbeiter oder Partner in Ihre Teamprozesse. Da Public Cloud Services per se verfügbar sind, reduziert sich der Aufwand für die Einbindung externer Personen in die eigenen Prozesse auf die Vergabe entsprechender Zugriffsberechtigungen.

Transparente und flexible Lizenzverwaltung

Der Überblick über die eingesetzten Lizenzen verursacht bei IT-Verantwortlichen oftmals graue Haare. Unternehmensweites Asset- und Lizenzmanagement ist im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen aus Kostengründen häufig nicht vorhanden. Auch hier bieten Cloud Services eindeutig einen Vorteil, da die Lizenzen über Online Portale den Benutzern zugewiesen werden. Darüber ist jederzeit ersichtlich, welche Lizenzen im Einsatz sind und wer diese aktuell nutzt. Ergeben sich personelle Veränderungen, dann können Lizenzen mit einem Mausklick entzogen oder einer anderen Person zugeordnet werden.

Diese Risiken sollte man betrachten

Keine Chance ohne Risiko, sagt ein Sprichwort. Aber bekannte Risiken können im Vorfeld analysiert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Diese Risiken und Nachteile betrachten wir nachfolgend kurz.

Verfügbarkeit und Kapazität der Internetverbindung

Die wichtigste Voraussetzung für die Nutzung von Cloud Services ist eine stabile und schnelle Internetverbindung. Besonders wenn die Cloud-Dienste kritisch sind, muss auch eine redundante Internetverbindung in Betracht gezogen werden. Besonders in ländlichen Gegenden scheitert eine Cloud-Strategie mitunter an fehlenden Leitungskapazitäten.

Hier bleiben nur wenige Optionen übrig. Sofern es keinen alternativen Anbieter gibt, kann die Cloud-Nutzung nur eingeschränkt oder gar nicht erfolgen. Satellitenverbindungen sind in der Regel zu teuer und würden die Kostenvorteile einer Cloud-Strategie sofort zunichte machen.

Sicherheit der Daten in der Cloud

Die Sorge um die Sicherheit der eigenen Daten in der Cloud entsteht primär aus emotionellen Gründen. Achtung, hier ist nicht der Datenstandort gemeint, sondern die Angst vor Diebstahl oder Verlust! Die vermeintliche Sicherheit der Daten im eigenen Rechenzentrum ist ein schlechter Ratgeber.

Kaum ein mittelständisches Rechenzentrum kann es in Sachen Sicherheit mit den Cloud-Rechenzentren großer Anbieter wie IBM oder Microsoft aufnehmen. Beginnend bei der physischen Zutrittskontrolle mit Wachpersonal, Zäunen mit Unterkriech- und Überkletterschutz und mehrfachen Sicherheitsschleusen bis hin zur Redundanz der Gebäude, aller Versorgungsleitungen, Brandschutz, Hochwasserschutz, Überwachung, etc. sind die Cloud-Rechenzentren wegweisend in Punkto Sicherheit. Verständlich, man kann es sich einfach nicht leisten, dass Daten aus einem RZ gestohlen werden.

Nicht selten erleben wir bei unseren Kunden "Serverräume", bei denen man lediglich eine Scheibe einschlagen müsste und aller Server mitnehmen könnte. Zudem haben Studien ergeben, dass ca. 80% aller Datendiebstähle durch eigene Mitarbeiter begangen werden, also von Personen, die regulären Zugriff auf die Daten haben.

Diese Beispiele sollen verdeutlichen, dass die Datensicherheit in einem professionell betriebenen Cloud-RZ deutlich höher ist, als in den üblichen Rechenzentren mittelständischer oder kleiner Unternehmen. Dies soll auch nicht wertend sein, denn der Unternehmenszweck ist schließlich nicht der professionelle IT-Betrieb, sondern meist ein anderer. Und wenn Daten abhanden kommen, dann hat das meistens nichts damit zu tun, woher die Services bezogen werden, sondern wer diese nutzt und wie er dem Unternehmen gegenüber eingestellt ist.

Datenstandort nicht in Deutschland

Der Datenstandort ist sehr wohl ein kritisches Thema, denn der deutsche Mittelstand legt meist großen Wert darauf, dass seine Daten auf deutschem Boden gespeichert werden und damit auch den Anforderungen des deutschen Datenschutzes unterliegen. Anders sieht das sicherlich bei international aufgestellten Unternehmen aus. Hier spielt die regionale Verfügbarkeit eine größere Rolle, z.B. beim Zugriff aus China.

Viele Cloud-Anbieter haben mittlerweile Rechenzentren in Deutschland und adressieren damit diese Anforderung. Auch Microsoft hat mittlerweile die Microsoft Cloud Deutschland angekündigt. Bisher liegen die Daten für Office 365 und Dynamics CRM Online in den europäischen Rechenzentren in den Niederlanden und Irland. IBM bietet über Softlayer schon länger die Möglichkeit, seinen Dienst IBM Connections aus einem deutschen Rechenzentrum zu beziehen.

Stellungnahmen von IBM und Microsoft zum Thema Datenschutz:

https://www.ibm.com/cloud-computing/social/de/de/security/

https://www.microsoft.com/online/legal/v2/de-de/MOS_PTC_Geo_Boundaries.htm

https://products.office.com/de-de/business/office-365-trust-center-welcome

Begrenzte Möglichkeiten für Customizing

Je höher der gewünschte Grad an Customizing, desto weniger eignet sich ein Service für den Bezug aus der Cloud. Standardisierte Angebote sind die Grundlage, damit Cloud Services zu einem guten Preis-/Leistungsverhältnis angeboten werden können. Nehmen wir als Beispiel Microsoft SharePoint. Hier bestehen bei SharePoint Online verschiedene Limitationen bei der Entwicklung von Anwendungen, was verständlich ist, damit keine nah am Kernel programmierten Anwendungen den SharePoint Dienst beeinträchtigen oder gar zum Stillstand bringen.

Aus diesem Grund muss vorher geprüft werden, ob die Anforderungen des Kunden im Rahmen der Möglichkeiten des Cloud Services umgesetzt werden können. Die Gefahr hierbei ist natürlich, dass erst zu einem späteren Zeitpunkt Anforderungen gestellt werden, die dann über den Cloud Service nicht umgesetzt werden können und den Kunden u.U. in einen Hybrid-Betrieb zwingen.

Kein persönlicher Ansprechpartner im Supportfall

Diese Sorge ist unbegründet. Zwar haben Sie als typischer Cloud-Kunde tatsächlich bei großen Anbietern wie IBM oder Microsoft keinen dedizierten Ansprechpartner, aber der übliche 24x7 Support ist sehr gut in der Landessprache erreichbar und Störungsmeldungen werden i.d.R. schnell bearbeitet.

Fazit

Der Einsatz von Standard Cloud Services wie Office 365 oder IBM Connections bietet großes Potential zur Erhöhung der Produktivität und Innovation bei gleichzeitiger Reduzierung der Betriebskosten. Durch den Shared Cost Effekt, der durch die Nutzung solcher Dienste durch viele Kunden entsteht, können Cloud Services zu einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis angeboten werden.

Nicht alle Anforderungen können über standardisierte Cloud Services umgesetzt werden, aber besonders für kleine und mittlere Unternehmen eröffnen sich hier unglaubliche Möglichkeiten.

Sprechen Sie uns an! Gerne erörtern wir gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten für den sinnvollen Einsatz von Cloud Collaboration Services in Ihrem Unternehmen.

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