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Warum WEBCON BPS die bessere SharePoint Workflow Engine ist

WEBCON Business Process Suite

Microsoft SharePoint besitzt eine integrierte Workflow Engine, die es Anwendern ermöglicht, auf Elementen in SharePoint-Listen Workflows zu starten. Vorher müssen diese Workflows jedoch von einem SharePoint Entwickler definiert und ausgerollt werden. Hierfür stellt SharePoint im Standard mit dem SharePoint Designer nur eine sehr rudimentäre Unterstützung zur Verfügung. Sobald die abzubildenden Prozesse etwas komplexer werden und parallele Verarbeitungen oder Schleifen erfordern, kommt man mit dem SharePoint Designer schnell an die Grenzen.

Hier kommen Zusatzprodukte wie Nintex Workflow ins Spiel, die über einen grafischen Editor das Modellieren von Prozessen über einfaches Drag & Drop ermöglichen und so die Komplexität beim Erstellen von Workflowdefinitionen deutlich reduzieren. Als Ergebnis wird eine Standard SharePoint Workflow Definition erzeugt, die dann über die SharePoint Workflow Engine zur Ausführung kommt. Über einige zusätzliche Workflow-Aktionen erweitert Nintex zudem die Möglichkeiten des SharePoint Standard Workflows.

Zusätzlich braucht man für einen Workflow auch ein oder mehrere Formulare, mit denen die zu steuernden Daten eingegeben und verwaltet werden können. Auch hier punktet SharePoint im Standard leider überhaupt nicht, da es keinen integrierten Formulardesigner gibt. Wahlweise kann InfoPath verwendet werden, was jedoch auf jeden Fall eine SharePoint Enterprise Lizensierung benötigt und die Zukunft von InfoPath ist zudem ungewiss. Auch hier kann mit Nintex Forms oder skybow Rich Forms ein Drittprodukt erworben werden, welches über einen Drag & Drop Editor das Erstellen dynamischer SharePoint Formulare ermöglicht. Diese können dann mit Nintex Workflow kombiniert werden, bzw. zusammen mit Standard SharePoint Workflows eingesetzt werden. Ein älterer Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem Thema SharePoint Formularverwaltung.

Basis von SharePoint Standard Workflow und auch von Nintex ist jedoch die Verwendung der integrierten SharePoint Workflow Engine. Dies scheint zunächst ein Vorteil zu sein, allerdings wird daraus bei einer näheren technischen Betrachtung schnell ein Nachteil, den WEBCON BPS durch den Einsatz einer eigenen Workflow Engine außerhalb von SharePoint umgeht.

SharePoint bleibt aber auch bei WEBCON BPS die Benutzeroberfläche für die Workflow-Teilnehmer, was auch ein richtiger Ansatz ist, denn SharePoint hat sich als webbasierte Plattform absolut etabliert und ermöglicht die Integration vieler unterschiedlicher Anwendungen unter einer Oberfläche und ist auch prädestiniert für die Bereitstellung workflowgesteuerter Formulare und Anträge. Nachfolgende Aspekte sollte man bei der Entscheidung für eine Workflow-Technologie jedoch unbedingt beleuchten.

Nahtlose Integration zwischen Prozess und Formular

Der Prozess und die damit verbundenen Formulare stellen eine integrale Einheit dar. Das Formular entsteht aus den gleichen Datenfeldern, durch die auch der Prozess gesteuert wird. Weiterhin ist ein workflowgesteuertes Formular nicht statisch, sondern passt sich dynamisch an den jeweiligen Status und Fortschritt im Prozessverlauf an.

In WEBCON BPS werden der Prozess und die damit verbundenen Formulare in einem gemeinsamen Design Studio Client auf Basis eines gemeinsamen Daten-Repositories definiert. Der Aufbau und das Verhalten der Formulare werden zusammen mit dem Workflowverlauf bestimmt. Dadurch können lauffähige Workflowanwendungen in kürzester Zeit implementiert werden, ohne eine einzige Zeile Programmierung. Hierfür müssen auch keine gesonderten Produkte lizensiert werden, sondern alle Funktionen sind Bestandteil von WEBCON BPS.

Abhängigkeit von der SharePoint Workflow Engine

Die SharePoint Workflow Engine ist im Vergleich zu anderen Workflow Engines wie WEBCON oder auch K2 nicht auf einem aktuellen technischen Stand. Dies liegt daran, dass nur etwa alle drei Jahre eine neue Version von SharePoint auf den Markt kommt und damit auch eine neue Version der integrierten Workflow Engine. Verständlich, dass dedizierte Workflowanbieter mit 1-2 Versionen pro Jahr hier einen deutlich höheren Innovationsgrad aufweisen. Hinzu kommt noch, dass bei einer neuen SharePoint Version eher selten der Fokus der Weiterentwicklung auf der Workflow Engine liegt.

Daraus resultiert, dass WEBCON BPS nicht nur viel mehr Möglichkeiten bei der Konfiguration der Workflow Engine bietet, sondern auch bei vielen Tausend aktiven Workflowinstanzen schneller und stabiler arbeitet. Auch mehrere Tausend Workflow-Anwender können über einen einzigen WEBCON BPS Server performant bedient werden.

Wartung bestehender Prozesse

Eine direkte Folge innovativer Weiterentwicklung ist die Fähigkeit, auch bei mehreren Tausend aktiver Workflowinstanzen Prozessänderungen schnell, einfach und sicher durchführen zu können, ohne jedesmal eine neue Version des Prozesses ausrollen zu müssen. So werden die üblichen Albtraum-Szenarien vermieden, in denen durch praxisübliche Änderungen an aktiven Workflows mehere parallel laufende Versionen ein und desselben Prozesses entstehen.

In WEBCON BPS können Prozesse dank Live Process Migration agil und direkt geändert werden, ohne dass neue Versionen erzeugt werden müssen. Dies reduziert den Wartungs- und Verwaltungsaufwand in lebenden Workflowumgebungen dramatisch.

Limitationen in SharePoint-Listen

SharePoint-Listen unterliegen Limitationen bzgl. der Anzahl an Listeneinträgen. Bei sehr vielen aktiven Workflowinstanzen kann sich das spürbar negativ auf die Performance der SharePoint Workflow Engine und auch der Workflow-Anwendungen auswirken.

WEBCON speichert die Workflowdaten und Dateianhänge in einer eigenen Microsoft SQL-Server Datenbank außerhalb von SharePoint und umgeht damit die in SharePoint bekannten Performanceprobleme durch zu viele Listeneinträge. Dies führt nicht nur zu einer gleichbleibend hohen Performance in WEBCON BPS, sondern auch zu einer erhöhten Sicherheit, da z.B. sensible Dateianhänge wie Rechnungen o.ä. in einer eigenen Datenbank mit gesonderten Rechten gespeichert werden können.

Aufwand für Fehlersuche und Behebung

Fehler in Workflowdefinitionen lassen sich niemals komplett vermeiden. So könnte es z.B. sein, dass bei der Konfiguration des Bearbeiters für einen Arbeitsschritt fehlerhafte Angaben gemacht wurden und der Workflow hängen bleibt, da der Bearbeiter für den nächsten Arbeitsschritt nicht korrekt ermittelt werden kann. An dieser Stelle ist es wichtig, dass eine klare und verständliche Fehlermeldung ausgegeben wird, auf deren Basis der Fehler schnell und unkompliziert behoben werden kann. Und das am Besten ohne eine neue Prozessversion ausrollen zu müssen, da dies den Fehler in den aktiven Instanzen nicht beheben würde.

Die Standard SharePoint Workflow Engine gibt im Fehlerfall nur unzureichende Hinweise und zwingt den Entwickler zu langwierigen Analysen von Server-Logs mit unverständlichen Meldungen. Oftmals fallen Fehler in der Workflowbearbeitung erst nach Tagen überhaupt auf, da der Anwender eines Arbeitsschrittes z.B. auf "Genehmigen" geklickt hat und die Maske sich korrekt schließt. Ob der nächste Bearbeiter dann jemals seine Aufgabe erhält, bleibt u.U. lange unerkannt. In WEBCON BPS wird ein solcher Fehler sofort erkannt und gemeldet. Sobald der Fehler behoben ist, kann der Anwender seinen Arbeitsschritt erneut ausführen und alle Instanzen bleiben intakt.

Reporting von Workflowdaten und Statistiken

Flexible Auswertungen und Visualisierungen auf Basis der im Workflow gesteuerten Informationen oder über die Prozessstatistiken selbst sind oftmals eine wichtige Anforderung. Nintex bietet zwar einige Standard Prozessstatistiken, benötigt man aber mehr, wird es sehr schwierig, da die Informationen auf vielen SharePoint Sites verteilt liegen.

WEBCON BPS speichert alle Workflowdaten in einer flachen SQL-Tabelle und ermöglicht darüber sehr einfaches Reporting. Das Reporting aus SharePoint-Listen hingegen ist aufwändiger, unflexibler und langsamer.

Aufwand und Fehlerrisiko bei SharePoint Migrationen

Irgendwann ist es soweit und Sie stehen vor einer Migration auf eine neue SharePoint Version. Da bei Verwendung der Standard SharePoint Workflow Engine alle Daten und Workflows in einer Vielzahl verschiedener SharePoint Websites verteilt sind, müssen diese alle mit migriert werden. Das bedeutet nicht nur einen gewissen Aufwand, sondern auch ein Risiko für mögliche Fehler während der Migration.

WEBCON BPS speichert alle Informationen in einer separaten SQL-Datenbank außerhalb von SharePoint. In SharePoint selbst werden nur WebParts und Apps eingesetzt, um dem Anwender die Daten und Formulare bereitzustellen. Bei einer Migration auf eine neue SharePoint Version muss daher keinerlei Daten- oder Workflow-Migration erfolgen. Die Webparts und Apps von WEBCON BPS sind mit allen gängigen SharePoint Versionen und Editionen kompatibel.

Wiederverwendbarkeit und Mehrsprachigkeit

Bei Verwendung der Standard SharePoint Workflow Engine liegen die Workflowdefinitionen und aktiven Instanzen in vielen einzelnen Websites verteilt, d.h. komplett dezentral. Dies erzeugt eine hohe Redundanz bei gleichartigen Workflowdefinitionen und erschwert die Wartung der laufenden Prozesse.

In WEBCON BPS liegen alle Workflow- und Formulardefinitionen in einem zentralen Repository. Alle Labels und Texte können hier mehrsprachig hinterlegt werden, was nebenbei mit minimalem Aufwand zu einer mehrsprachigen Benutzeroberfläche für Workflowanwender führt. Außerdem können Datenfelder und Regeln (sog. Business Rules) global verwaltet und dadurch in vielen Prozessen wiederverwendet werden. Durch diesen zentralen Ansatz reduzieren sich die Wartungsaufwände drastisch.

Fazit

Nintex ist ein hervorragendes Tool, um auf Basis der Standard SharePoint Workflow Engine Prozesse zu definieren und Formulare zu erstellen. Allerdings unterliegen die Workflowprozesse dadurch den o.g. Beschränkungen und Defiziten der Standard SharePoint Workflow Engine.

WEBCON BPS kombiniert die Möglichkeiten von SharePoint als Benutzeroberfläche mit den innovativen Fähigkeiten der eigenen Workflow Engine zu einem leistungsstarken Werkzeug für die programmierfreie Implementierung von benutzerfreundlichen und performanten Workflowanwendungen für SharePoint. Durch die geringen Anforderungen an SharePoint reicht sogar die kostenfreie SharePoint Foundation aus, was besonders für Unternehmen interessant ist, die SharePoint noch nicht einsetzen.

Es gibt noch viele weitere Gründe für den Einsatz von WEBCON BPS, z.B.

  • Integrierte OCR-Texterkennung und intelligente Formularerkennung, z.B. für Eingangsrechnungen
  • Integrierter mobiler Zugriff für SmartPhones und Tablets
  • Integrierte Vertreterregelung und Verwaltung
  • Frei konfigurierbare Liegezeitüberwachung mit Eskalationsmöglichkeiten je Arbeitsschritt
  • Integration externer Datenquellen inkl. Active Directory
  • Unterstützung von Staging-Umgebungen (PROD, DEV, TEST)
  • Integrierte Datenvisualisierung über diverse Diagrammtypen
  • Umfangreiche Outlook-Integration, z.B. Starten von Prozessen durch Drag & Drop eines E-Mails oder Speichern von E-Mails und / oder Dateianhängen aus E-Mails direkt in Workflowvorgänge
  • Integrierte PDF-Konvertierung von Office-Dateien
  • Automatisierte Erstellung einer Workflow-Dokumentation in MS Word
  • Änderungshistorie für alle Workflowaktionen bis auf Feldebene
  • Frei konfigurierbare Workflow-Benachrichtigungen
  • uvm.
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