VSB Dokumentenlenkung

Handbuchverwaltung und gelenkte Dokumentationen

VSB Dokumentenlenkung ist eine Lösung für die Abbildung digitaler Handbücher und gelenkter Dokumentationen jeglicher Art. Eine gelenkte Dokumentation ist jede Form von Handbuch, bei der die Erstellung, Freigabe und Veröffentlichung des Inhaltes einem kontrollierten, geregelten und nachvollziehbaren Prozess unterliegen muss, z.B. QM-Handbücher, Umwelthandbücher, Produktdokumentationen, etc.

Vollständige Abbildung des Dokumentenlebenszyklus

VSB Dokumentenlenkung: Auf einen Blick

VSB Dokumentenlenkung
  • Abbildung des kompletten Dokumentenlebenszyklus
  • Mehrsprachige Benutzeroberfläche
  • Beliebige überwachte Sprachversionen je Inhaltsdokument
  • Unterscheidung von Dokumentversionen und Sprachversionen
  • Vollständige Historie des Prüf- und Freigabeverfahrens
  • Umfangreiche und flexible Konfigurationsmöglichkeiten
  • Mehrsprachige Dokumenttypen steuern Inhalt und Verhalten eines Dokumentes
  • Einheitliches Layout durch mehrsprachige Inhaltsvorlagen (MS Word)
  • Inhaltsbearbeitung über MS Word oder Rich Text im Browser
  • Automatische Konvertierung nach PDF
  • Automatische Archivierung der Vorversion bei Veröffentlichung einer neuen Version
  • Unterstützung von überwachten Papierstandorten
  • Unterstützung externer Mailverteiler bei Veröffentlichung (Zustellung als PDF)
  • Unterstützung von zeitgesteuerten und Vorabveröffentlichungen
  • Darstellung des Inhaltes nach verschiedenen Aspekten, z.B. Prozesse, Geltungsbereiche, Kapitel, Kategorien, Sachgebiete
  • Überwachte Kenntnisnahmen
  • Überwachte mitgeltende Unterlagen (Querverweise)
  • Automatische oder manuelle Dokumentcodierung
  • Permanente URL je Dokument ermöglicht sichere Referenz aus Drittsystemen und liefert immer die aktuell gültige Dokumentversion
  • Konfigurierbare Berechtigungen bis auf Dokumentebene
  • Anmerkungen durch Leser zu gültigen Dokumenten mit Benachrichtigung des Autors
  • Zugriff über Webbrowser oder mobile Endgeräte

Als technologische Basis für VSB Dokumentenlenkung dient die BPM- und Workflowmanagement-Plattform WEBCON BPS, die bereits alle wichtigen Funktionsbausteine und Workflowkomponenten im Standard mitbringt und dadurch eine wirtschaftliche Implementierung der Lösung ermöglicht. Ein zusätzlicher Mehrwert ist, dass mit WEBCON BPS beliebige Prozessanwendungen programmierfrei erstellt werden können, d.h. zusätzlich zur Dokumentenlenkung erhält der Kunde eine vollwertige und moderne Plattform für die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse.

Typische Einsatzbereiche der Dokumentenlenkung

Managementsysteme

  • Qualitätsmanagement
  • Umweltmanagement
  • Arbeitssicherheit
  • etc.

Marketing- und Vertriebsdokumentationen

  • Präsentationen, Broschüren, Flyer
  • Preislisten
  • Argumentationshilfen, Battlecards
  • Leitfäden und Checklisten

Vorgabedokumentationen einer Organisation

  • Organigramme, Ablaufdiagramme und Prozessbeschreibungen
  • Anweisungen (Arbeits-, Verfahrens-, Prüf-, Betriebs-, Herstell-, Verpackungsanweisungen, etc.)
  • Formulare und Formblätter

Produkt- und Projektdokumentationen

  • Pflichtenhefte und technische Spezifikationen
  • Produktbeschreibungen und Gebrauchsanweisungen
  • Protokolle, Berichte

Herausragende Merkmale der VSB Dokumentenlenkung

Abbildung des kompletten Dokumentenlebenszyklus

Der komplette Lebenszykus eines gelenkten Dokumentes ist abgebildet, beginnend mit der Erstellung und Bearbeitung, über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis zur Außerkraftsetzung und Archivierung. Die Veröffentlichung einer neuen Dokumentversion führt automatisch zur Archivierung der Vorversion.

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, z.B. mehrsprachige Inhaltsvorlagen

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten

Durch die umfangreichen und flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten, kann die VSB Dokumentenlenkung sehr einfach vom Kunden selbst an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, z.B. für Dokumenttypen, Verantwortlichkeiten, Papierstandorte, Verteiler, Suchattribute, Inhaltsvorlagen, Inhaltssprachen, Prozesse, Geltungsbereiche, Kategorien, Kapitel, Sachgebiete, etc.

Lenkungsdokument mit Inhaltsbearbeitung in MS Word

Überwachte Sprachversionen je Inhaltsdokument

Zu jeder Version eines Inhaltsdokumentes kann es mehrere Sprachversionen geben. In welchen Sprachen Inhaltsdokumente erstellt werden können, wird über die Konfiguration gesteuert. Wird das Hauptdokument geändert, erhalten alle Verantwortlichen von abhängigen Sprachversionen eine Benachrichtigung, um ggf. die zugehörige Sprachversion anzupassen.

Konfiguration der verschiedenen Verteilungsarten im Lenkungsdokument

Überwachte Papierstandorte

Nicht an jedem Arbeitsplatz im Unternehmen besteht Zugang zum digitalen Handbuch, sondern manchmal existiert auch ein Papierordner. Wurde einem Dokument ein Papierstandort zugewiesen, dann erhält der Verantwortliche für den Papierstandort bei Veröffentlichung einer neuen Dokumentversion eine Aufforderung zur Aktualisierung des Papierordners. Durch aktive Rückmeldung der Aufgabe kann die Ausführung überwacht werden.

Definition der Gültigkeit eines Dokuments

Vorabveröffentlichungen und zeitgesteuerte Veröffentlichungen

Dokumente können vorab veröffentlicht werden, d.h. diese werden mit einem konfigurierbaren Vorlauf in Tagen vor der offiziellen Inkrafttretung bereits im Leserbereich zur Verfügung gestellt, damit ggf. notwendige Maßnahmen zur Umsetzung neuer Anweisungen fristgerecht erledigt werden können. Ebenso können Dokumente zeitgesteuert mit einem zukünftigen Datum freigegeben werden. Diese werden dann zum Stichtag automatisch veröffentlicht.

Integration einer grafischen Navigation

Darstellung des Handbuches nach verschiedenen Aspekten

Die Dokumentation kann nach verschiedenen Sichtweisen dargestellt werden, je nach Anforderung und Vorliebe des Anwenders. Zur Verfügung stehen die Anzeige nach Prozessen, Geltungsbereichen, Kapiteln, Kategorien, Sachgebieten und über eine klickbare grafische Navigation, die in MS Visio erstellt und in die VSB Dokumentenlenkung eingespielt wird.

Erfassung einer Anmerkung zu einem gültigen Dokument

Erfassung von Anmerkungen durch Leser

Eine wichtige Komponente zur Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist die Möglichkeit für Leser, zu gültigen Dokumenten Anmerkungen erfassen zu können. Über diese wird der Autor des Dokuments benachrichtigt und die Anmerkungen können in einer neuen Dokumentversion berücksichtigt werden. Alle Anmerkungen sind direkt beim jeweiligen Inhaltsdokument sichtbar.

Erfassung eines Lenkungsdokuments

Überwachte mitgeltende Unterlagen (Querverweise)

Zu jedem Lenkungsdokument können mitgeltende Unterlagen, sog. Querverweise, erstellt werden. Diese stehen dem Leser des freigegebenen Dokumentes dann zur Verfügung. Wird ein Dokument geändert, auf welches verwiesen wird, dann erhält der Autor des verweisenden Dokumentes eine Benachrichtigung, damit er die weitere Sinnhaftigkeit und Plausibilität seines Verweises prüfen, bzw. korrigieren kann.

Portal für den Anwender mit Zugang zu den berechtigten Anwendungen

Intuitives Web Portal für Anwender

Für Anwender steht ein browserbasiertes Portal zur Verfügung, welches als digitaler Desktop für alle prozessgesteuerten Anwendungen dient. Hier hat der Anwender sofort Zugriff auf alle Anwendungen, auf die er berechtigt ist, z.B. je nach Rolle (Bearbeiter, Leser, Admin).

Flexible und strukturierte Suche in den gültigen Dokumenten

Flexible und strukturierte Suche

Die Suche nach Dokumenten kann entweder über eine freie Volltextsuche erfolgen, oder über eine feldbasierte Suche zur schrittweisen Einschränkung der Trefferliste. Welche Felder in der Suche zur Verfügung stehen, kann konfiguriert werden.

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