Digitale Vertragsverwaltung

Wichtige Merkmale und Eigenschaften

Vertragsverwaltung
  • Aktives Vertragsmanagement und Steuerung von Vertragsprozessen
  • Verwaltung kompletter Vertragsakten
  • Änderungshistorie und Aktivitätsprotokoll je Vertragsakte
  • Verwaltung und Freigabe von Vertragsvorlagen
  • Wiedervorlagen
  • Moderne und intuitive Benutzeroberfläche
  • Persönliches Dashboard mit anstehenden Aufgaben und Fristen
  • Integration bestehender Stammdaten, z.B. Adressen
  • Flexible Steuerung der Berechtigungen (Vertragsart, Vertragstyp, Einzelvertrag)
  • Aktive Fristenüberwachung für Vertragsende, Kündigungsstichtage und freie manuelle Fristen
  • Grafische Auswertungen
  • Einfache und programmierfreie Anpassung von Prozessen und Formularen per Drag & Drop
  • Zugriff über Webbrowser oder mobile Endgeräte
  • Umfassende Outlook-Integration, z.B. Start eines Workflows oder Ablegen eines Dateianhangs zu einem Workflowvorgang per Drag & Drop
  • Integrierte Mehrsprachigkeit für die Benutzeroberfläche
  • Integrierte Vertreterregelung
  • Konfigurierbare Liegezeitüberwachung mit mehrstufigen Eskalationen je Arbeitsschritt
  • Jederzeit durch den Kunden selbst anpassbar und erweiterbar

Die Verwaltung von Lieferantenverträgen kostet nicht unerheblich Zeit und birgt immer auch Risiken, z.B. durch das Verpassen von Kündigungsfristen. Besonders wenn die Verwaltung der Verträge nicht systemgestützt erfolgt, sondern manuell mit Aktenordnern und Excel-Tabellen, geht der Überblick schnell verloren.

Hinzu kommt, dass die manuelle Vertragsverwaltung passiv ist, d.h. eine Datei auf dem Fileserver oder ein Eintrag in einer Excel-Tabelle meldet sich nicht selbst beim Vertragsverantwortlichen und weist auf anstehende Fristen oder Aufgaben hin. Auch das automatische Führen einer Versions- und Änderungshistorie ist mit den üblichen Bordmitteln auf dem Fileserver nicht möglich.

Mit unserer Lösung für das prozessgesteuerte, digitale Vertragsmanagement bieten wir auf Basis der Business Process Management Plattform WEBCON BPS eine komfortable und intuitive Lösung für die Vertragsverwaltung. Der Zugriff erfolgt einfach und sicher über den Webbrowser oder über Ihr mobiles Endgerät.

Keine vertraglichen Fristen mehr verpassen!

Transparent und flexibel anpassbar

Prozesse in der Vertragsverwaltung
Prozesse in der Vertragsverwaltung

Das zentrale Element der Vertragsverwaltung ist die Vertragsakte. Diese beinhaltet den eigentlichen Vertrag und alle zugehörigen Anlagen. Zu einem Vertrag existieren verschiedene Metadaten wie Vertragspartner, Vertragsart, Vertragstyp, Vertragsverantwortlicher, diverse Fristen, etc. Die Metadaten stammen aus den Vertragsarten und Typen und können jederzeit erweitert werden.

Wichtige Stammdaten wie Adressen der Vertragspartner können von Ihrer Warenwirtschaft (ERP) importiert, bzw. direkt angebunden und im Vertrag zugewiesen werden. Durch die Word-Integration können neue Verträge direkt aus der Vertragsverwaltung heraus erstellt werden. Dazu können auch Vorlagen hinterlegt werden, die über einen Freigabeprozess abgesichert werden können. Neue Verträge können einen Bearbeitungsprozess mit mehreren Bearbeitern durchlaufen und auch einen Freigabeprozess. Unterzeichnete Verträge können als gescannte Dokumente per Drag & Drop mit in die Vertragsakte abgelegt werden.

Natürlich muss der interne Erstellungsprozess nicht durchlaufen werden. Wenn Sie fertige Verträge zur Unterschrift erhalten, dann legen Sie diese direkt als Vertrag an und profitieren von der aktiven Prozessüberwachung für Fristen, etc.

Der große Vorteil besteht in der flexiblen Anpassbarkeit. Alle Prozesse und damit verbundene Formulare können programmierfrei auch durch den Kunden selbst geändert werden.

Sie haben noch weitere individuelle Vertragsprozesse? Kein Problem, diese können problemlos als weitere Sub-Prozesse integriert werden. Nicht benötigte Prozesse deaktivieren Sie einfach. Maximale Flexibilität bei einfachster Anwendung.

Vertragsübersichten einfach filtern und eigene Aufgaben auf einen Blick erkennen!

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