VSB.eInvoice PlugIn für WEBCON BPS

VSB.eInvoice für WEBCON BPS (ZUGFeRD, XRechnung)

Schematische Darstellung des E-Rechnung PlugIn

Der Versand elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Die meisten ERP-Systeme können heute bereits Ausgangsrechnungen in einem der o.g. Formate erstellen und versenden.

Für den Empfänger der elektronischen Eingangsrechnung erschließt sich das Potential erst dann, wenn er in der Lage ist, die in der elektronischen Rechnung eingebetteten Rechnungsdaten auch automatisch auslesen und verarbeiten zu können. Dies reduziert den Aufwand und die Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung deutlich, da der komplette OCR-Prozess und die damit verbundene Erkennung der Rechnungsinformationen entfällt. Eine fehlerhafte Erkennung von Rechnungsdaten ist ausgeschlossen, was eine nachträgliche Verifizierung des erkannten Belegs ebenfalls überflüssig macht.

VSB.eInvoice PlugIn für WEBCON BPS

WEBCON BPS ist eine hochflexible, moderne, webbasierte BPM-Plattform für die Implementierung von digitalen Geschäftsprozessen und Workflowanwendungen. Die Entwicklung von Anwendungen erfolgt in WEBCON BPS programmierfrei über Drag & Drop. Abläufe werden grafisch modelliert, ebenso das Layout der Formulare. Die Anbindung externer Datenquellen ist ebenso programmierfrei einfach durch Konfiguration möglich. Natürlich sind alle Anwendungen auch sofort über mobile Apps verfügbar.

Eine integrierte Funktion für das Auslesen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen fehlt allerdings im Standard von WEBCON BPS. Dafür verfügt WEBCON über ein Software Development Kit (SDK), welches die release- und updatesichere Entwicklung eigener Module und PlugIns ermöglicht. Auf Basis des SDK haben wir das PlugIn VSB.eInvoice für die automatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung entwickelt.

In der aktuellen PlugIn-Version werden die Spezifikationen ZUGFeRD 2.0 und XRechnung 1.2 unterstützt. Das PlugIn unterliegt einer Softwarewartung, d.h. zukünftige Versionen der Spezifikationen werden ebenfalls unterstützt werden. Auch die Kompatibilität zu zukünftigen WEBCON BPS Versionen ist damit gewährleistet.

Einfache Konfiguration direkt in WEBCON BPS

Nach der Installation des PlugIn's muss dieses zunächst konfiguriert werden. Dies geschieht direkt in WEBCON BPS. Hier wird die Datenbankverbindung angegeben, in der die ausgelesenen Rechnungsdaten gespeichert werden sollen. Außerdem ein Statusfeld, welches als Rückgabewert dient und angibt, ob eine gültige E-Rechnung vorliegt oder nicht.

Konfiguration des E-Rechnung PlugIn in WEBCON BPS
Konfiguration des E-Rechnung PlugIn in WEBCON BPS

Nahtlose Verwendung im Workflow-Designer

Die Verwendung des konfigurierten PlugIn's in der Workflow-Modellierung ist sehr einfach. In unserem Beispiel wurde das PlugIn in dem markierten Entscheidungsschritt eingesetzt und liefert als Ergebnis im konfigurierten Statusfeld TRUE, wenn eine gültige E-Rechnung gefunden wurde, oder FALSE, falls nicht. Dadurch kann der weitere Prozessverlauf sehr einfach gesteuert werden.

Wurde eine E-Rechnung erkannt, dann können die extrahierten Daten aus definierten SQL-Sichten aus dem SQL-Server mit den Bordmitteln von WEBCON BPS ausgelesen und im weiteren Prozessverlauf verwendet werden. Der Beleg selbst steht natürlich ebenfalls als PDF-Datei im Workflow-Vorgang zur Verfügung (außer bei XRechnung). Wurde keine E-Rechnung erkannt, dann kann der Beleg an die OCR-Engine übergeben werden, damit anstelle des Auslesens eine OCR-Verarbeitung gestartet werden kann.

Nahtlose Verwendung im WEBCON BPS Workflow-Designer
Nahtlose Verwendung im WEBCON BPS Workflow-Designer

Haben Sie Interesse am E-Rechnung PlugIn für WEBCON BPS? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!