Rechtssichere Archivierung aus WEBCON BPS nach PHOENIX Documents, Saperion und ELO
WEBCON BPS ist eine moderne, programmierfreie Plattform für die Digitalisierung von Prozessen. Oftmals ist es aber notwendig, dass Dokumente aus Prozessen heraus zu einem bestimmten Zeitpunkt rechtssicher archiviert werden müssen, z.B. Eingangsrechnungen. Wir zeigen Ihnen, wie einfach eine solche Integration mit etablierten Dokumentenmanagementsystemen möglich ist.
Integrierte Schnittstellen
WEBCON BPS verfügt über eine integrierte Schnittstelle zum Aufruf von REST Webservices. Hier können auch Dateien und Feldwerte als JSON-Objekt übergeben werden. Über diese Technologie können DMS-Lösungen auf einfache Weise angesprochen werden, die einen Webservice zur Archivierung anbieten, z.B. Saperion.
Eine weitere Möglichkeit, die von fast allen DMS-Anbietern zur Verfügung gestellt wird, ist ein Dateiimport, oft auch Hotfolder genannt. In diesem Fall werden die zu archivierenden Dateien aus dem WEBCON BPS Prozess in einen definierten Dateipfad exportiert, zusammen mit einer XML-Datei, die die Metadaten für die Archivierung enthält. Für den Dateiexport und die Erzeugung der XML-Datei wird das von VSB entwickelte WEBCON BPS PlugIn VSB.fileActions benötigt. Das DMS, z.B. ELO oder PHOENIX Documents, holt sich die Dateien aus dem Export-Ordner ab und archiviert diese rechtssicher unter Verwendung der mitgelieferten Metadaten. Ebenso wie der Aufruf des Webservices, ist diese Methode komplett programmierfrei.
Rechtssichere Archivierung über einen REST Webservice
Das nachfolgende Beispiel zeigt die in WEBCON BPS erforderliche Konfiguration, um eine rechtssichere Dokumentenarchivierung über einen REST Webservice Aufruf in Saperion zu bewerkstelligen. Als erstes wird eine Aktion erstellt, die einen REST Webservice aufruft.
Dann werden die erforderlichen Parameter für den Webservice-Aufruf konfiguriert. Der große Vorteil hierbei ist, dass alle Felder aus dem WEBCON Vorgang einfach per Drag & Drop in das JSON Objekt gezogen werden können. Müssen Übergabewerte ermittelt oder berechnet werden, dann können sogar in WEBCON BPS definierte Business Rules direkt als Parameter verwendet werden. Das ermöglicht maximale Flexibilität bei der Verbindung der erforderlichen Werte des JSON-Objektes mit den Informationen aus WEBCON BPS. Der Aufbau des JSON-Objektes selbst, ist natürlich vom Zielsystem abhängig und kann i.d.R. der Webservice Dokumentation entnommen werden.
Rechtssichere Archivierung über Hotfolder
Die zweite Möglichkeit einer programmierfreien Übergabe an ein DMS ist die üblicherweise vorhandene Dateiimport-Schnittstelle des DMS, oftmals Hotfolder genannt. In unseren Projektbeispielen haben wir auf diese Weise z.B. ELO und PHOENIX Documents angebunden.
Als technische Voraussetzung wird das PlugIn VSB.fileActions benötigt, welches WEBCON BPS um die Funktionen erweitert, beliebige Dateien aus laufenden Workflowvorgängen heraus zu exportieren und Feldwerte als XML-Datei bereitzustellen. Die Verwendung des PlugIn’s erfolgt über reine Konfiguration, ohne Programmierung.
Nachfolgende sehen Sie die Konfiguration des PlugIn’s im WEBCON BPS Designer Studio, um an beliebiger Stelle im Prozess Dateien in einen definierten Pfad abzulösen.
Als nächstes wird noch eine XML-Datei per Konfiguration erzeugt, die die für die Archivierung notwendigen Feldwerte bereitstellt.
Das Dateienpaar, bestehend aus dem zu archivierenden Dokument und der beschreibenden Indexdatei als XML, ist für die meisten DMS ausreichend, um eine Archivierung durchzuführen.
So einfach ist es, Dateien aus Workflow-Vorgängen in WEBCON BPS in verschiedene DMS-Lösungen rechtssicher zu archivieren.