Microsoft SharePoint ist eine browserbasierte Plattform für Informationsverwaltung und Zusammenarbeit. Informationen können Dateien sein, aber auch Datensätze, z.B. Aufgaben, Kundendaten, Artikeldaten, etc. Da liegt es in der Natur der Sache, dass zur Erfassung und Pflege der Informationen in SharePoint auch Formulare für den Anwender benötigt werden.

Was bietet der SharePoint Standard?

Man mag es kaum glauben, aber genau hier hat SharePoint 2013 im Standard sehr wenig zu bieten. Möchte man nicht auf InfoPath zurückgreifen, da dies die Enterprise Edition von SharePoint voraussetzt und außerdem von Microsoft bereits abgekündigt wurde (Erweiterter Support bis 2023), dann bleiben im Standard nur noch die systemseitigen Listenformulare. Diese ordnen die Listenfelder jedoch einfach untereinander an und sind bei umfangreichen Listen keine sinnvolle Alternative. Ein grafischer Editor zum Anpassen der Listenformulare existiert leider nicht.

Da stellt sich schnell die Frage, wie Microsoft sich die Zukunft der SharePoint Formulare vorstellt. InfoPath abgekündigt und sonst nichts Ansprechendes zu bieten. In der nächsten SharePoint Version (voraussichtlich SharePoint 2016 gegen Ende 2015) wird es neue Listenformulare geben (FoSL = Forms on SharePoint Lists). Hier wird auch ein grafischer Editor zur Verfügung stehen, mit dem Listenformulare per Drag & Drop aufgebaut werden können.

Update (Januar 2016): Über FoSL ist bei Microsoft aktuell nichts mehr zu hören, aber InfoPath scheint nun wohl doch eine Zukunft zu haben. Es bleibt spannend.

Formulare über Microsoft Access

Eine Alternative zu InfoPath ist das Erstellen von Formularen in Microsoft Access. Hierfür müssen die Access Services in SharePoint aktiviert werden, was wiederum ein Enterprise Feature ist. Die Access Services sind dafür verantwortlich, dass die in Access definierten Formulare in SharePoint angezeigt werden können. Die Daten werden nicht in einer Access-Datenbank gespeichert, sondern im SQL-Server. Voraussetzung ist ein MS SQL Server 2012. Jede Access App erstellt auf dem SQL-Server eine eigene Datenbank, d.h. die Informationen werden nicht in einer SharePoint Inhaltsdatenbank gespeichert, sondern in einer eigenen SQL-Datenbank. Eine Access App mit zugehöriger Webdatenbank wird über den Access 2013 Client erstellt.

Wir empfehlen diese Art der Formulargestaltung aufgrund des technischen Overheads und der ungewissen Zukunft der Access-Integration in SharePoint nicht.

Drittanbieter

Natürlich gibt es auch für die Erstellung von SharePoint Formularen interessante Produkte von Drittanbietern, oftmals gekoppelt mit Workflowfunktionen. Nachfolgend eine kurze Übersicht, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Auf K2 haben wir verzichtet, da das Produkt in unseren Augen nicht unbedingt mittelstandsgerecht ist und unsere Zielgruppe der Mittelstand ist.

Nintex Forms

Nintex ist ein renommierter und langjähriger Anbieter im SharePoint-Umfeld und primär über die Workflow-Automatisierung Nintex Workflow bekannt geworden. Nintex Forms kann On-Premise oder in der Cloud-Umgebung Office 365 installiert werden und die Formulare sind auch für mobile Endgeräte geeignet.

Nintex Forms stellt einen browserbasierten grafischen Editor bereit, mit dem der Anwender Fomulare per Drag & Drop erstellen kann. Die Integration in SharePoint ist erwartungsgemäß vorbildlich. Für komplexere Anforderungen können Nintex Formulare über JavaScript, CSS und HTML erweitert werden.

Nintex Forms ist gut mit Nintex Workflow verknüpft, d.h. Formulare können einfach mit Prozessen verbunden werden. Nintex spielt allerdings beim Preis eher in der Oberliga.

WEBCON BPS

Die WEBCON Business Process Suite ist eine integrierte Lösung aus Formulardesigner und Workflow-Designer. Über ein zentrales Datenmodell (Repository) werden die erforderlichen Felder definiert, die dann als Grundlage für Formulare und damit verbundene Workflows verwendet werden.

Eine große Stärke von WEBCON BPS ist die eigene Workflow-Engine, die nicht auf dem SharePoint Server läuft, sondern als eigener Dienst auf Basis eines Microsoft SQL-Server und .NET. Die WEBCON-eigene Workflow-Engine bietet einen deutlich größeren Leistungsumfang und ist flexibler und performanter als die in SharePoint integrierte Workflow-Engine. Außerdem führt die kombinierte Implementierung von Formularen und Workflows zu einer hohen Integrität und Produktivität, ohne Programmierung (Low-Code).

Das Erstellen von Formularlayouts erfolgt über einen grafischen Editor. Die Darstellung der Formulare, Listen und Berichte kann wahlweise im eigenen WEBCON BPS Portal erfolgen oder über die SharePoint-Integration innerhalb von SharePoint-Sites.

Mit unseren mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Analyse und Implementierung digitaler Prozesse empfehlen wir ganz klar WEBCON BPS. Der Grund ist, dass quasi jedes elektronische Formular auch mit einem Prozess verbunden ist und keine uns bekannte Lösung WEBCON BPS das Wasser reichen kann, wenn es um die Geschwindigkeit und Einfachheit bei der Umsetzung integrierter Prozesse und Workflowformulare geht.

Plumsail SharePoint Forms Designer

Wenn weniger der Workflow, sondern eher die Formulare im Vordergrund stehen, ist der SharePoint Forms Designer von Plumsail eine sehr gute Wahl. Auch hier finden wir einen intuitiven grafischen Editor mit Drag & Drop-Unterstützung und Erweiterungsmöglichkeiten über JavaScript / JQuery. Über Regeln kann sehr einfach gesteuert werden, ob Felder für den aktuellen Anwender bearbeitbar, nur lesbar oder überhaupt sichtbar sein sollen. Wie bei den anderen Anbietern auch, werden Standard-SharePoint ASP-Seiten generiert, d.h. die Formulare können theoretisch auch über den SharePoint Designer bearbeitet werden, was natürlich wenig komfortabel ist, aber ein Stück Sicherheit bietet, da es keine Abhängigkeit von einem Hersteller bedeutet.

Interessant ist auch die Erweiterung Cross-Site-Lookup, mit der sich sehr einfach beliebige SharePoint Listen in ein Formular integrieren lassen. Im Zusammenspiel mit SharePoint Forms Designer kann die so integrierte Liste auf Filterfelder aus dem Formular reagieren und so z.B. 1:n Darstellungen sehr gut realisiert werden. Denkbar ist z.B. eine Kundenmaske, in der die aktiven Tickets als Liste angezeigt werden, oder aktive Verträge. SharePoint Forms Designer kostet ca. 600 EUR je Webfrontend-Server und Cross-Site Lookup ca. 250 EUR je WFE und ist damit deutlich günstiger als Nintex. Allerdings muss ein evtl. benötigter Workflow dann mit Bordmitteln, also dem SharePoint Designer erstellt werden, was wiederum aufwändiger ist als mit Nintex.

skybow Rich Forms

Ebenfalls aus dem Hause skybow kommt der Formulareditor Rich Forms, der als ideale Ablöse für InfoPath angesehen werden kann. skybow Rich Forms steht als Office 365 App zur Verfügung und kann nach Einrichtung eines lokalen App Katalogs auch on-premise eingesetzt werden.

Rich Forms ist vollständig in das SharePoint Ribbon integriert, steht also in allen Listen und Bibliotheken sofort und ohne lokale Installationen zur Verfügung. Rich Forms unterstützt das Formulardesign über Drag & Drop und bietet neben der Möglichkeit der freien Gestaltung über verschiedene Strukturelemente und Feldtypen auch fortgeschrittene Elemente wie Listen in Formularen und dynamisches Verhalten. So kann sehr einfach gesteuert werden, ob Felder überhaupt sichtbar sind oder unter bestimmten Bedingungen Pflichtfelder werden.

Wenn also einfach bestehende SharePoint Formulare benutzerfreundlicher gestaltet werden sollen oder bestehende InfoPath-Formulare wegen der ungewissen Zukunft von InfoPath durch eine modernere Technologie ersetzt werden sollen, dann ist skybow Rich Forms die erste Wahl.

Liegt der Schwerpunkt eher auf den Workflowprozessen und sind die Formulare eher als Teil des Workflows zu betrachten, dann sollten Sie einen Blick auf WEBCON BPS werfen.