Mit WEBCON BPS 2021 liegt das jährliche Major Release auch dieses Jahr wieder pünktlich unter dem Christbaum. Die größte Innovation ist der neue WEBCON BPS Designer Desk, ein schlankes webbasiertes Tool für die einfache Erstellung von Prototypanwendungen durch Fachanwender, die dann von IT-Professionals zu vollwertigen Prozessanwendungen weiterentwickelt werden können.

WEBCON BPS Designer Desk

Das neue vollständig webbasierte Werkzeug wurde entwickelt, um den Prozess der Anforderungsaufnahme für neue Prozessanwendungen und die schnelle Erstellung eines lauffähigen Prototyps durch Fachanwender ohne Bedarf an IT-Beratern zu ermöglichen. Dies ersetzt mühsames Zeichnen von Visio-Charts und endlose Anforderungsbeschreibungen in Word oder Excel.

WEBCON BPS Designer Desk stellt damit den ersten Schritt im umfassenden Prozess der Bereitstellung einer Geschäftsprozessanwendung dar und gleichzeitig die Schnittstelle zur IT-Abteilung, die den Prototypen direkt zu einer voll implementierten Prozessanwendung weiterentwickeln kann. Der in die Aufnahme der Anforderungen und die Erstellung des Prototyps investierte Aufwand geht dadurch nicht verloren.

WEBCON BPS Designer Desk ermöglicht folgende Basisaufgaben:

• Geführte Dokumentation und Aufnahme der Anforderungen für die gewünschte Prozessanwendung
• Visualisierung und Beschreibung des Formularverhaltens und der Aufgabenzuweisung
• Beschreibung der Integration mit externen Systemen
• Erstellen und Testen eines lauffähigen Prototyps basierend auf den definierten Spezifikationen

Ein großer Vorteil ist dabei, dass die IT-Abteilung durch die dokumentierten Anforderungen und den Prototypen bereits eine sehr klare Vorstellung davon bekommt, wie sich die Fachabteilung die Anwendung vorstellt. Dies spart bei der Weiterentwicklung zu einer vollwertigen Prozessanwendung Zeit und beugt Missverständnissen vor.

Verbesserungen am WEBCON BPS Portal

WEBCON BPS 2021 kommt mit einem Design Refresh für das Web-Portal und bietet dadurch u.a. folgende Neuerungen:

• Möglichkeit zum Setzen eines eigenen Hintergrundbildes
• Die Größe der Startbuttons für neue Workflowinstanzen kann nun konfiguriert werden, um Kunden mit sehr vielen Workflows gerechter zu werden
• Über den neuen Bereich „Favoriten“ können sich Anwender einfacher häufig benötigte Aufrufziele organisieren

Neue Möglichkeiten in Berichten

In Berichten können neue Spaltendarstellungen verwendet werden. Neben bedingten Vorder- und Hintergrundfarben können auch Schaltflächen, eigene Icons und Active Directory-Fotos verwendet werden. Damit können Berichte / Listen attraktiver, besser verständliche und hilfreicher gestaltet werden.

Neuer KPI-Bericht

Ein neuer KPI-Bericht gibt je Workflowschritt Auskunft, inwiefern die tatsächlichen Durchlaufzeiten den geplanten Werten entsprechen. Dieser Bericht liefert eine seht gute Datenbasis für die Optimierung bereits aktiver Prozesse, indem Engpässe erkannt und behoben werden können. Die KPI-Berichte können entweder alleinstehend oder als Teil eines Dashboards verwendet werden.

Neue Formularfunktionen

Bzgl. der Formulare lag der Schwerpunkt in WEBCON BPS 2021 auf der Vereinheitlichung bestehender Styles, neuer Steuerelemente und Erweiterung der Funktionalität bestehender Elemente. Neue Formularregeln geben den Entwicklern noch mehr Möglichkeiten, das Formularverhalten programmierfrei zu beeinflussen.

Neuer Feldtyp HTML

Der neue HTML-Feldtyp ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Formularelemente unter Verwendung von HTML und JavaScript. Bisher war dies nur unter Verwendung des SDK mit .NET-Code möglich. HTML-Elemente können mit anderen Form-Elementen interagieren, z.B. deren Werte ändern.

Gruppierte Darstellung von Positionslisten

Positionslisten in Formularen können nun nach verschiedenen Feldern gruppiert dargestellt werden. Anstatt im o.g. Beispiel den Namen der Person in jeder Zeile als Spalte aufzuführen, wurde dieser platzsparender als Gruppierung verwendet. Nach welcher Spalte eine Liste gruppiert wird, kann pro Arbeitsschritt festgelegt werden, damit die Anforderungen der jeweiligen Aufgabe optimal unterstützt werden.

Felder eines Abschnitts wahlweise nebeneinander anzeigen

Die Felder eines Formularabschnitts können nun hinsichtlich der Darstellung in einen Landscape-Modus umgeschaltet werden. In dieser Darstellung werden die Felder nicht untereinander mit nebenstehenden Labels, sondern nebeneinander mit darüberliegenden Labes angezeigt.

Neue Formular-Regeln

Die Bedeutung von Positionslisten wurde in den Form Rules nun deutlich aufgewertet, indem viele Funktionen implementiert wurden, die den Zugriff auf Werte von Positionslisten ermöglichen. Neben dem lesenden Zugriff (SELECT VALUES) können viele Berechnungsfunktionen angewendet werden (SUM, AVG, MIN, MAX, COUNT, DISTINCT), durch Listen iteriert werden (FOR EACH ROW) und sogar das Aussehen der Zellen modifiziert werden (SET CELL STYLE).

Neu ist auch die Funktion, den Cursor über SET FOCUS auf ein bestimmtes Eingabefeld zu setzen. Außerdem gibt es neue Funktionen für Textfelder und Attachments.

Verbesserungen an der mobilen App

Am auffälligsten ist das neue Design, welches nun im Wesentlichen dem BPS Portal im Browser entspricht. Dadurch hat der Anwender eine einheitliche Benutzeroberfläche über alle Clients hinweg. Außerdem wurde eine native Barcodeunterstützung implementiert, welche z.B. das Suchen von Vorgängen über einen gescannten Barcode ermöglicht.

Verbesserungen zur Unterstützung von Wartung und Fehlersuche

Dank verschiedener Verbesserungen in WEBCON BPS 2021 ist es nun deutlich einfacher, Konfigurationsfehler und andere Störungen zu identifizieren und damit schnell zu beheben. Das WEBCON BPS Portal verfügt nun über einen Diagnosemodus, der alle Ereignisse auf UI-Level loggt und diese über den Diagnose-Viewer anzeigt. Dieser bietet u.a.

• Anzeige von Warnungen und Fehlermeldungen
• Anzeige des Formular-Rendering-Logs inkl. Standardwerte für Felder, Ausführung von Business und Form Rules, Änderungen von Feldwerten
• Log-Suche, z.B. nach betroffenen Feldnamen
• Suche nach Objekten, die auffällig langsam gerendert werden

Diese Neuerungen ermöglichen es schnell herauszufinden, warum z.B. Formular-Felder nicht wie erwartet angezeigt werden oder bearbeitbar sind, etc. Eine weitere wichtige Neuerung ist die Performance-Analyse beim Laden eines Formulars. Hier können alle Transaktionen ausgewertet werden, von der Nutzung von Datenverbindungen bis hin zur Ausführung von Formular oder Business Rules. Damit lässt sich der Grund für lange Ladezeiten von Formularen schnell herausfinden und beheben, sehr zur Akzeptanz der Anwender.

Das Log einer Diagnose-Session kann auch aufgezeichnet und gespeichert werden, damit dies dann später durch die IT-Abteilung oder den WEBCON-Partner ausgewertet werden kann.

Weitere Neuerungen und Verbesserungen

WEBCON BPS 2021 enthält eine ganze Reihe weiterer Verbesserungen auf Ebene der Plattform, welche die Möglichkeiten, Flexibilität und Integrationsfähigkeit der BPM-Lösung nochmals deutlich steigern.

OpenID Authentifizierung

Zusätzlich zur bereits integrierten Authentifizierungsunterstützung für AD, Azure AD, ADFS, etc. wurde nun auch OpenID Connect als Authentifizierungsmöglichkeit hinzugefügt. Damit können alle Provider integriert werden, die OpenID Connect anbieten. Bisher musste für die Verwendung von Google, LinkedIn oder Microsoft ID das WEBCON BPS Auth Portal als Gateway für die Authentifizierung verwendet werden. Durch die direkte Unterstützung von OpenID Connect kann diese Zwischenkomponente entfallen.

OpenID Connect ist besonders für Unternehmen interessant, die externen Anwendern Zugriff auf Prozessanwendungen in WEBCON BPS ermöglichen wollen.

Zusätzlich können die Login-Provider für das Frontend (WEBCON BPS Portal) und das Backend (WEBCON BPS Designer Studio) unabhängig voneinander konfiguriert werden.

Verbesserungen im WEBCON BPS Designer Studio

Für Standalone-Installationen (ohne die tiefe SharePoint-Integration), wurde die Kommunikation zwischen dem Designer Studio und dem WEBCON BPS Serverdienst grundlegend geändert. Bisher erfolgte der Zugriff auf die SQL-Server-Datenbanken immer direkt vom Designer Studio aus. In der neuen Version wurde die Kommunikation komplett auf Webservices umgestellt. Dies reduziert die Konfigurationsanforderungen im Designer Studio und verbessert die Performance.

Außerdem kann das Designer Studio nun direkt aus dem WEBCON BPS Portal heraus aufgerufen werden und übernimmt dabei den Anwendungsfokus, d.h. es wird im Designer Studio sofort die Anwendung geladen, aus der man im Browser heraus das Designer Studio aufgerufen hat. Zusätzlich kann das WEBCON BPS Designer Studio direkt aus dem BPS Portal heraus installiert und aktualisiert werden.

Verbesserungen an REST Webservices und Datenquellen

Bei der Konfiguration von REST Webservice-Aufrufen kann nun OpenID als Authentifizierungsmethode verwendet werden, was zu einer größeren Kompatibilität führt. Auch können unterschiedliche Antworten des Webservice nun einfacher getrennt behandelt werden. Zusätzlich wurde die Unterstützung für Custom Headers und Multipart Fileuploads integriert. Eine Unterstützung der OpenAPI Spezifikation (auch bekannt als Swagger) rundet die Verbesserungen ab und bietet eine deutlich vereinfachte Konfiguration von REST Webservice-Aufrufen.

Gerade in größeren Unternehmen nimmt die Anzahl der konfigurierten Datenquellen rapide zu und wird schnell unübersichtlich. Hier schafft die neue Funktion Abhilfe, Datenquellen zu Applikationen zuweisen zu können und damit die Auswahl der Data Sources für Entwickler einer Anwendung auf die tatsächlich notwendigen zu begrenzen.

Optimierter Export / Import

Der Export vollständiger Anwendungsdefinitionen für den anschließenden Import im Testsystem, Echtsystem oder einer anderen Installation war von je her ein wichtiger Bestandteil von WEBCON BPS. Dieser wurde nun dahingehend verbessert, dass auch Inhalte von sog. Dictionary-Prozessen mit übertragen werden. Dictionary-Prozesse dienen dem Abbilden von konfigurierbaren Schlüsselwortlisten. Damit ist es möglich, Anwendungen auszuliefern, die nach dem Import sofort einsatzbereit sind, da die Konfigurationslisten bereits mit sinnvollen Werten gefüllt sind. Optional können auch die verwendeten BPS-Benutzergruppen mit übertragen werden.

Optimierte Plattform-Performance

WEBCON BPS 2021 enthält eine Reihe von Optimierungen, die die Steigerung der Gesamtperformance der BPM-Plattform zum Ziel hat, z.B. beim Handling von Timeouts oder der Volltextindizierung.

Erweiterung der Web-API

WEBCON BPS verfügt über ein Set an Webservices, welche u.a. den Austausch von Informationen mit externen Systemen ermöglichen. Die Webservices API wurde nun erweitert und eröffnet nun u.a. folgende Möglichkeiten:

• Erzeugung geeigneter Links für das Microsoft BOT Framework, z.B. zur Erzeugung von Action Cards in Teams
• Aktualisierung von Verbindungskonfigurationen
• Verwaltung von BPS Benutzergruppen
• Verschiedene Operationen für Anhänge
• Unterstützung für digitale Signaturen über DocuSign, Adobe Sign, Skribble und Autenti
• Erweiterte Möglichkeiten beim Export / Import von vollständigen Vorgangsdaten einer Instanz