Die Version 2025 der WEBCON BPS-Plattform wurde deutlich vor dem traditionellen Release-Zyklus veröffentlicht. Dies ist auf den Umfang und das Ausmaß der Änderungen, insbesondere bei der Benutzeroberfläche, zurückzuführen.

Das markanteste Merkmal ist auch die neue Endbenutzeroberfläche, die nach aktuellen Trends und Industriestandards entwickelt wurde. Die Einführung des neuen Designs erfordert sorgfältige Planung und technische Vorbereitungen. Daher wurde die Entscheidung getroffen, die Plattform als Version 2025 zu veröffentlichen.

Fluent 2 – Der neue Standard für die Endbenutzeroberfläche

Das Erscheinungsbild und die Designsprache des Portals haben eine umfassende Transformation durchlaufen, zusammen mit zahlreichen funktionalen Verbesserungen. Das Ziel war es, eine moderne, ergonomische Weboberfläche nach dem Fluent 2 Designprinzip zu schaffen, die ein attraktives Design mit praktischer, alltäglicher Nutzbarkeit kombiniert. Die Einführung dieser Änderungen wurde durch tausende Stunden Design, Analyse, Prototyping und Feedback-Sammlung begleitet. Das Ergebnis ist eine durchdacht gestaltete und visuell ansprechende Oberfläche, präsentiert in einem neuen, charakteristischen Farbschema: WEBCON Iris.

Darüber hinaus ermöglichen neue Widgets und Kacheln das schnelle und einfache Erstellen optisch ansprechender und funktionaler Seiten. Alle Komponenten sind so konzipiert, dass sie konsistent und einfach zu konfigurieren sind. Dadurch erfordert das Anpassen der Komposition, Größe und des Stils der Portalelemente minimalen Aufwand. Darüber hinaus werden die Seitenfarben automatisch basierend auf der ausgewählten Anwendungsfarbe generiert, sodass die Elemente nahtlos interagieren können, ohne manuelle Stiländerungen vorzunehmen.

Für eigene Designanforderungen bietet WEBCON BPS umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für das Erscheinungsbild.

Mehr Freiheit und Flexibilität zur Navigation im Portal

WEBCON BPS wird häufig in Szenarien mit vielen vernetzten Prozessen eingesetzt. Um die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren, führt die Version 2025 neue Funktionen ein, die die Portalnavigation verbessern und die Erstellung von Seiten ermöglichen, die mehrere Anwendungen in einer einzigen Website bündeln.

Neue Widgets

Für eine einfache und ansprechende Gestaltung von Navigationselementen führt die Version 2025 ein neues Widget für das sog. Beschreibungspanel ein, das eine einfache Kombination von Bildern, Text und Navigationsbuttons ermöglicht.

Das Navigationsraster feiert ebenfalls sein Debüt. Damit lässt sich eine Gruppe von Kacheln mit Bildern oder Symbolen, Text und Navigationsbuttons erstellen. Über diese beiden neuen Widgets lassen sich Dashboard-Seiten deutlich anwenderfreundlicher gestalten.

Editierbares Navigationsmenü

Basierend auf dem Feedback von Kunden und Partnern wurde eine der wichtigsten Änderungen am Portal vorgenommen: die Möglichkeit, das Navigationsmenü besser an die individuellen Bedürfnisse der Endbenutzer anzupassen. Das Navigationsmenü kann nun jede Kombination aus Startbuttons, Dashboards und Berichten enthalten. Nutzer können diese Elemente zu benutzerdefinierten Ordnern hinzufügen, die sie selbst erstellen, und somit eine personalisierte Menühierarchie definieren.

Zudem wurde die Option eingeführt, die Suchstruktur, Analyse und Meine Aufgaben aus dem Navigationsmenü auszuschließen, um eine übersichtlichere Benutzererfahrung zu ermöglichen, bei der den Nutzern nur die Elemente angezeigt werden, die sie tatsächlich benötigen.

Erweiterte Funktionalität von Dashboards und Berichten

Mehrsprachiges Textfeld

Ein Element, das die Funktionen zur Erstellung attraktiver Seiten ergänzt, ist das mehrsprachige Textfeld-Widget. Dieses Widget ermöglicht es, statische Inhalte anzuzeigen, die – einmal übersetzt – in der bevorzugten Sprache jedes Benutzers basierend auf seinen Profileinstellungen erscheinen. Der Text im Widget kann nach individuellen Vorlieben formatiert werden.

Dashboard-Filter

Die Version 2025 führt ein neues Datenfilterungs-Widget für Dashboards ein, das es den Nutzern ermöglicht, die Daten aller angezeigten Berichte und Widgets auf einem Dashboard gleichzeitig zu filtern.

Die Ergänzung des Datenfilterungs-Widgets verbessert nicht nur die Systemfunktionalität für Endbenutzer, sondern maximiert auch die Effizienz der vorhandenen Komponenten. Anforderungen, die zuvor die Erstellung mehrerer Seiten erforderten, können nun dank der Möglichkeit, Datenquellen für Dashboards zu erstellen und das Filterungs-Widget anzuwenden, auf einer einzigen Seite konsolidiert werden.

Teilen persönlicher Ansichten

Eine weitere Berichtsverbesserung ist die Möglichkeit, private Berichtsansichten mit anderen Benutzern zu teilen. Dadurch können bestehende Ansichten effizienter genutzt und die Gesamtzahl der zentral konfigurierten Ansichten reduziert werden.

Prozessdesign-Verbesserungen

Phasen und Akteure

Von Anfang an hat WEBCON sich darauf konzentriert, die effiziente Erstellung von Anwendungen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen zu ermöglichen, wobei die Prozessmodellierung hauptsächlich als Werkzeug zur Unterstützung der Anwendungsentwicklung diente. Die Anforderungen von Kunden und Partner gehen jedoch in die Richtung, dass eine grafische Modellierung mit Prozessphasen und Akteuren, analog zu Visio oder BPMN 2.0, gewünscht wird.

Um dem gerecht zu werden, wurde das grafische Prozessdiagramm mit Phasen- und Akteur-Funktionalitäten erweitert, deren Hauptzweck es ist, Schritte und verwandte Aufgaben visuell den entsprechenden Implementierungsphasen (Phasen) und den für deren Ausführung verantwortlichen Personen (Akteuren) zuzuordnen.

Darüber hinaus bietet WEBCON BPS 2025 nun einen Bereich für Workflow-Phasen, der die Benutzer darüber informiert, in welcher Phase sich eine bestimmte Prozessinstanz derzeit befindet. Diese Funktion verbessert die Klarheit komplexer, mehrstufiger Prozesse, indem es leichter wird, sowohl die gesamte Prozessphase als auch den Status einzelner Fälle zu identifizieren.

Der Designer kann entscheiden, ob dieser Bereich als Linien oder Blöcke angezeigt wird. Bei neu erstellten Workflows wird dieser Bereich automatisch im oberen Bereich des Formulars hinzugefügt.

Die Einführung von Workflow-Phasen gruppiert auch die Workflow-Schritte innerhalb des Formular-Infopanels entsprechend ihren jeweiligen Phasen. Informationen über die Phasen und Akteure sind in eigenen Kapiteln in der Prozessdokumentation verfügbar.

Ähnliche Änderungen wurden auch im WEBCON Designer Desk und im Abschnitt Prozessdesign des Portals eingeführt. Im Designer Desk ist es möglich, die Funktionalität von Workflow-Phasen und Workflow-Akteuren zu aktivieren und zu deaktivieren.

Der Abschnitt Prozessdesign im Portal zeigt die in Designer Studio implementierten Phasen- und Akteur-Einstellungen an, und die Benutzer haben nun die Möglichkeit, deren Metadaten (Namen, Beschreibungen, Dokumentation und Übersetzungen) zu ändern.

Neuer Prozess-Designer im Designer Studio

WEBCON BPS Designer Studio implementiert eine Webversion des grafischen Prozess-Designers, welche bisher nur im Designer Desk verfügbar war.

Die Werkzeuge des Designers wurden auf Funktionen beschränkt, die es ermöglichen, das Diagramm zu verwalten, wobei ein großer Teil davon ins Kontextmenü von Schritten/Übergangspfaden verschoben wurde, sodass diese stets griffbereit sind.

Alle im Designer Studio hinzugefügten Anmerkungen werden nun auch im Workflow-Designer im Portal sichtbar sein, wo Designer deren Inhalt bearbeiten, sie frei verschieben und in der Größe ändern können. Alle hinzugefügten Anmerkungen werden in der generierten Dokumentation sichtbar sein. Anmerkungen können jetzt auch im WEBCON Designer Desk hinzugefügt und bearbeitet werden.

Erhöhtes Schutzniveau für vertrauliche Daten - Autorisierung des Zugriffs auf Formularelemente

Die neueste Version von WEBCON BPS bietet die Möglichkeit, vertrauliche Daten im Formular zu verbergen. Dieser Mechanismus kann sowohl einzelne Felder als auch ganze Gruppen abdecken. Der Hauptzweck dieser Funktionalität ist es, alle Arten von vertraulichen und sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Dadurch bleiben sensible Daten auch in Situationen wie einem unbeaufsichtigten und nicht gesperrten Computer, Bildschirmfreigabe oder dem Verlust eines Mobilgeräts geschützt.

Um verborgene Daten im Formular anzuzeigen, muss der Benutzer eine zusätzliche Verifizierung mit der ausgewählten Methode durchführen – E-Mail, SMS oder die WEBCON Mobile App, die für iOS und Android verfügbar ist.

Natürlich werden die verborgenen Daten beim Öffnen des Formulars nicht an den Browser übertragen, sondern erst nach Durchführung der zusätzlichen Authentifizierung geladen, was die Datensicherheit gegen unbefugten Zugriff gewährleistet.

Erweiterung von Aktionen und Automatisierungen

Das Hauptziel der Aktionen besteht darin, Automatisierungen zu erstellen, die die Arbeit der Endbenutzer erleichtern. Als Reaktion auf Vorschläge der WEBCON-Community, wurde die Version 2025 mit neuen Funktionen in diesem Bereich erweitert.

Erzeugen einer Text-Datei

Der Zweck der Aktion besteht darin, verschiedene Arten von Dateien mit Textwerten zu erzeugen. Von einfachen TXT-Dateien bis hin zu strukturierten Dateien wie CSV oder XML, die als Element der WEBCON BPS-Integration mit anderen Systemen verwendet werden können.

Die Aktion arbeitet in einem von drei Modi, die vom Benutzer ausgewählt werden können. Dies ermöglicht, eine neue Datei zu erstellen, Inhalte zu einer bereits im Anhangsbereich hinzugefügten Datei hinzuzufügen oder sie zu überschreiben. Es ist möglich, Inhalte in eine erstellte Datei oder einen Prozess mithilfe von Kontextvariablen einzufügen, die über den Variableneditor ausgewählt werden können. Eine durch eine Aktion generierte oder aktualisierte Textdatei wird dem Formular als Anhang hinzugefügt.

Zusammenfügen von Dateien in Word-/PDF-Dateien

Diese Aktion ermöglicht das Zusammenführen von Dateien, die als Anhänge zu einem Formular hinzugefügt wurden. Dadurch entsteht eine Datei im vom Benutzer angegebenen Format (DOCX, PDF oder PDF/A), die aus spezifischen Anhängen in einer definierten Reihenfolge kombiniert wird. Die Aktion ermöglicht das Zusammenführen von Dateien unterschiedlicher Formate.

Hinzufügen eines Anhangs an eine andere Workflow-Instanz

Diese Aktion ermöglicht es, einen Anhang aus der aktuellen Instanz an eine andere Instanz anzuhängen, auch an eine, die zu einem anderen Workflow oder Prozess gehört.

Versenden von PUSH-Benachrichtigungen

Diese Aktion ermöglicht es, PUSH-Benachrichtigungen an die mobilen Geräte der Benutzer zu senden, die als vertrauenswürdig registriert sind. Die Benachrichtigungen können sich auf im System durchgeführte Operationen beziehen, wie z. B. die Zuweisung einer Aufgabe innerhalb der Anwendung oder die Erstellung oder Änderung eines Workflow-Elements. Eine Aktionsbenachrichtigung kann an einen oder mehrere Empfänger oder Gruppen gesendet werden, sie wird jedoch nicht zugestellt, wenn der Benutzer das Senden von PUSH-Benachrichtigungen für eine oder mehrere Anwendungen blockiert hat.

Sowohl der Header als auch der Inhalt der Benachrichtigung können angepasst werden, und es können kontextbezogene Variablen eingefügt werden. Falls der Empfänger abwesend ist, können Benachrichtigungen an konfigurierte Stellvertreter weitergeleitet werden.

Deaktivierung von (Teil-)Automationen

In WEBCON BPS 2025 können Automatisierungen über eine spezielle Schaltfläche deaktiviert werden. Gleichzeitig können Benutzer über das Kontextmenü nicht nur einzelne Aktionen, sondern auch ganze Aktionsgruppen unter den Operatoren: SWITCH, FOR EACH und CONDITION deaktivieren. Deaktivierte Automatisierungen oder Teile davon werden ausgegraut und nach der Ausführung nicht mehr in der Verlaufshistorie des Workflow-Elements angezeigt.

Neue Möglichkeiten in Geschäftsregeln und Formularregeln

Geo-Lokation aus Fotos auslesen

Die Funktion wird verwendet, um einen geografischen Standort basierend auf den Metadaten einer Bilddatei abzurufen. Die GET PHOTO GEOLOCATION-Funktion gibt einen Textwert zurück, der die Breiten- und Längengrade durch ein Komma getrennt enthält. Wenn es mehr Werte gibt, werden die Wertepaare durch Semikolons getrennt.

Ausführen von Regeln auf Arbeitstagen

Für die Funktionen DATE DIFF und ADD DATE, die zur Erstellung von Geschäfts- und Formularregeln verwendet werden, wurde ein neuer Parameter BUSINESS DAY hinzugefügt, der Informationen über Arbeitstage zurückgibt. In Bezug auf Geschäftsregeln wurde auch die Funktion IS BUSINESS DAY hinzugefügt, die prüft, ob ein bestimmter Tag im Kalender als Arbeitstag definiert ist.

Ermittlung des Wochentags

Die DATE PART-Funktion wurde um die Möglichkeit erweitert, den Wochentag mithilfe des WEEKDAY-Parameters zurückzugeben. Der Wert wird als englischer Text angezeigt. Um Vergleiche einfach zu ermöglichen, wurden der Gruppe der Datums- und Zeitfunktionen Funktionen hinzugefügt, die den Wochentagen auf Englisch entsprechen.

Formular-Anzeigemodus

In WEBCON BPS 2025 wurden zwei Variablen für Geschäftsregeln hinzugefügt, die den Anzeigemodus und den Status des Formulars überprüfen: Habe ich Bearbeitungsrechte? und Ist es eine neue Instanz? Diese ermöglichen es, eine Bedingung für die Sichtbarkeit eines Formularfeldes (innerhalb von Geschäftsregeln) basierend darauf zu erstellen, ob der aktuelle Benutzer das Recht hat, das Formular zu bearbeiten oder ob das Formular im Rahmen einer neuen Workflow-Instanz erstellt wurde.

Alles wahr oder irgend etwas wahr

Neue Operatoren, ALL TRUE und ANY TRUE, wurden eingeführt, um mehrschichtige Bedingungen zu ersetzen, die aus überlagerten UND- und ODER-Operatoren bestehen, wenn Geschäfts- oder Formularregeln erstellt werden. ALL TRUE gibt TRUE zurück, wenn alle Bedingungen wahr sind, ANY TRUE wenn mind. eine Bedingung wahr ist.

Setzen eines Formular-Untertitels

Die Funktion SET FORM SUBTITLE wurde hinzugefügt, um in einer Formularregel einen Untertitel im Formularbanner festzulegen. Diese Funktion kann verwendet werden, um den Endbenutzern je nach aktuellem Geschäftsszenario zusätzliche Informationen bereitzustellen.

Sichtbarkeit von Aktionsschaltflächen in Detaillisten

In WEBCON BPS 2025 wurden vier neue Funktionen hinzugefügt, um die Sichtbarkeit von Aktionsschaltflächen in Detaillisten zu steuern. Diese sind:

• HIDE ITEM LIST ROW BUTTON – ermöglicht das Ausblenden einer ausgewählten Aktionsschaltfläche in einer Zeile der Detailliste.
• SHOW ITEM LIST ROW BUTTON – ermöglicht das Einblenden einer Aktionsschaltfläche in einer Zeile der Detailliste
• HIDE ITEM LIST BUTTON – ermöglicht das Ausblenden einer ausgewählten Aktionsschaltfläche der gesamten Detailliste.
• SHOW ITEM LIST BUTTON – ermöglicht das Einblenden einer Aktionsschaltfläche der gesamten Detailliste

Zusätzliche Verbesserungen

Vorschau der Anhangs-Historie

Die Elementhistorie zeigt nun die historischen Versionen der Dateien an, die dem Formular hinzugefügt wurden, und verbessert so die Transparenz der verarbeiteten Informationen. Wenn eine Anhangsdatei in einem Schritt geändert wurde, ermöglicht das Anklicken des Lupensymbols das Anzeigen der einzelnen Versionen und den Vergleich der Änderungen mit der aktuellen Datei.

Benachrichtigung bei niedrigem Bestand an Single Use Access Lizenzen (Externe Benutzer)

In der Admin-Konsole, in der Abrechnungsansicht für Einmalnutzungslizenzen, wurde eine Benachrichtigungsoption hinzugefügt, die es ermöglicht, die Schwelle zu konfigurieren, ab der eine Warnung bei niedrigem Lizenzstatus gesendet wird. Eine weitere Warnung wird ausgegeben, wenn die Lizenz vollständig aufgebraucht ist. Die Einzelnutzungslizenz wird für externe Workflow-Teilnehmer verwendet, die keine Mitarbeitende des Kunden sind, z.B. Lieferanten oder Partner.

Optimierung der Ladezeiten für Berichte

Die Ladezeiten für Berichte wurden optimiert, sodass Abfragen nur die in einer bestimmten Berichtsansicht angezeigten Spalten abrufen. Diese Verbesserung erhöht die Leistung erheblich, insbesondere bei der Arbeit mit komplexen Berichten und Ansichten.