Unabhängige Workflow-Engine

WEBCON BPS besitzt eine eigene unabhängig Workflow-Engine, die auf einem MS SQL Server basiert. Dies bietet gleich mehrere Vorteile gegenüber der in SharePoint integrierten Workflow-Engine.

Die SharePoint Workflow-Engine wird im Schnitt nur alle drei Jahre im Rahmen eines neuen SharePoint-Releases aktualisiert, und dann meistens auch nur rudimentär. Hier passiert wenig Innovation und Weiterentwicklung. Bei einer hohen Anzahl aktiver Workflowinstanzen sinkt die Effizienz und Performance der SharePoint-eigenen Workflow-Engine spürbar.

Außerdem unterstützt die SharePoint Workflow-Engine komplexe Prozesse nicht optimal, was zu Workarounds zwingt, die wiederum zu Lasten der Performance gehen und die Wartbarkeit erschweren.

Die WEBCON BPS Workflow-Engine ist extrem skalierbar und performant und auf die Steuerung von mehreren Tausend parallel aktiven Workflows ausgelegt. Auch die Umsetzung komplexer Prozesse wird optimal unterstützt, was zu einer sehr hohen Produktivität und Flexibilität führt.

Letztlich bedeutet die Unabhängigkeit von der SharePoint Workflow-Engine auch Investitionssicherheit. Der Kunde macht sich unabhängig von der weiteren Entwicklung der SharePoint Workflow-Engine und setzen auf eine Lösung mit hoher Innovationskraft.

Selbst bei Kunden mit mehr als 20.000 aktiven Workflow-Anwendern gab es bisher noch nie einen Ausfall der Workflow-Engine.

Verwendung einer eigenen SQL-Datenbank

Durch das Speichern der Workflow-Laufzeitinformationen und Konfigurationen in einer separaten MS SQL-DB außerhalb der SharePoint Inhalts-DB, werden sämtliche Limits von SharePoint-Listen umgangen. Nur dadurch ist es möglich, auch bei Tausenden aktiver Workflows eine gleichbleibend hohe Performance und Stabilität zu gewährleisten. Die Workflow-Engine setzt direkt auf diesen Daten auf.
Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, können für Dateianhangstypen eigene SQL-Datenbanken als Ablageorte definiert werden. So können z.B. Rechnungen oder Angebote jeweils in eigenen SQL-Datenbanken gespeichert werden, falls dies aus Gründen der Datensicherheit oder Performance notwendig sein sollte.
Ein eigener SQL Server wird nicht benötigt, sondern der SQL Server der SharePoint-Farm kann verwendet werden.

Zentrales Datenmodell und Repository

Alle Definitionen und Konfigurationen für Formulare, Felder, Workflows, Berechtigungen, etc. werden in einer eigenen MS SQL-Datenbank außerhalb der SharePoint Content DB gespeichert. Dadurch entsteht ein zentrales und konsistentes Datenmodell, welches über einen separaten .NET-basierten Designer-Client verwaltet wird.
Die Verteilung von Workflowdefinitionen über mehrere SharePoint Websites hinweg entfällt dadurch und alle Prozesse werden unternehmensweit über ein zentrales Repository verwaltet und gesteuert.
Durch die Unterstützung globaler Felder können einmal zentral definierte Felder in beliebig vielen Formularen und Prozessen verwendet werden. Diese Wiederverwendbarkeit erhöht die Wartbarkeit und Datenkonsistenz enorm.
Wenn es aus anwendungstechnischen Gründen nicht erforderlich ist, dass die Daten der Workflowformulare in SharePoint selbst gespeichert werden müssen, dann können diese Nutzdaten ebenfalls in der WEBCON SQL DB gespeichert werden.

Live Process Migration

Bei umfangreichen Änderungen an einem aktiven Workflow empfiehlt sich das mehrstufige Ausrollen vom Entwicklungssystem über das Test- ins Echtsystem. Aber bei kleineren unkritischen Änderungen ist es von großem Vorteil, wenn diese am aktiven Workflow direkt durchgeführt werden können, ohne extra eine neue Version ausrollen zu müssen und ohne die Konsistenz und Lauffähigkeit der aktiven Instanzen zu beeinträchtigen. Bei einem Prozess mit mehreren Tausend aktiven Instanzen bedeutet das Ausrollen einer neuen Version zwangsläufig einen hohen Aufwand und der Kunde muss über einen ggf. mehrmonatigen Zeitraum mehrere parallele Versionen eines Workflows betreuen.

Durch die Fähigkeit der Live Process Migration unterstützt WEBCON BPS die direkte Änderung an einem aktiven Prozess bei vollständigem Erhalt der Lauffähigkeit der aktiven Instanzen. Erfahrungsgemäß werden an komplexeren Prozessen mehrmals im Jahr Änderungen durchgeführt. Hier besteht ein enormes Potential zur Steigerung der Produktivität und Geschwindigkeit beim Umsetzen von Prozessänderungen. Das Erstellen neuer Versionen wird natürlich ebenso unterstützt.

Integration externer Datenquellen und Active Directory

Workflow-Anwendungen sind keine Insellösungen, sondern integrieren i.d.R. auch Daten aus externen Datenquellen oder aus SharePoint-Listen, um dem Anwender bei Entscheidungen alle relevanten Daten zu präsentieren oder die Auswahl aus Listen zu ermöglichen. WEBCON BPS unterstützt die Integration externen Datenbanken und SharePoint-Listen sehr komfortabel über den Designer Client. Datenverbindungen können dann direkt an Felder gebunden werden, um z.B. eine Dropdown-Auswahl für den Anwender zu ermöglichen.

Ebenfalls unterstützt werden verschiedene Aktionen gegen das Active Directory, z.B. zur Nutzung als Datenquelle oder zum automatisierten Erstellen oder Aktualisieren von Benutzern oder verschiedene AD-Gruppen-Operationen.

Unterstützung aller SharePoint-Versionen inkl. Office 365

Da die Workflow-Engine und der Designer nicht in SharePoint integriert sind, sondern SharePoint lediglich als Frontend für die Anwender dient, beschränkt sich die technische Integration auf ein paar wenige Webparts zur Darstellung der Formulare und Listen und für verschiedene andere Aufgaben. Diese Webparts kommunizieren direkt mit dem SQL-Server. Auf diese Weise besteht eine uneingeschränkte Kompatibilität mit allen verfügbaren SharePoint Versionen inkl. SharePoint Online über Office 365.

Die aktuelle Version WEBCON BPS 2016 unterstützt allerdings nur SharePoint 2013 und neuer.

Integrierte Lösung für Formulare, Workflow, OCR und Mobile

Alle Komponenten für die erfolgreiche Implementierung von SharePoint-basierten Workflow-Anwendungen sind bei WEBCON BPS voll integriert und müssen nicht einzeln lizensiert werden. Dies umfasst den Formulardesigner, Workflow-Designer, Administration des Datenmodells, OCR-Komponente und Unterstützung für mobile Endgeräte.

Unterstützung mehrstufiger Systemumgebungen

In größeren Installationen ist es üblich, neben dem Echtsystem noch ein Entwicklungs- und ggf. auch ein Testsystem zu betreiben. In solchen Szenarien ist es unbedingt erforderlich, dass komplette Prozessdefinitionen oder Formulare einfach und sicher zwischen den Umgebungen transferiert werden können.
WEBCON BPS unterstützt den Transfer aller Konfigurationen zwischen den Umgebungen komfortabel und schnell mit wenigen Mausklicks. Mehrstufige Rollouts von Prozessen stellen daher kein Problem dar.

SDK für updatesichere Integration eigener Anpassungen

Für besonders knifflige Herausforderungen reicht manchmal auch der umfangreichste Standard nicht aus. Hier spielt WEBCON BPS ebenfalls seine Stärken mit einer SDK-Schnittstelle aus, die die Integration eigener Feldtypen, benutzerdefinierter Aktionen und Datenquellen uvm. Ermöglichen. Auch das Initiieren von Workflows aus externen Systemen, z.B. aus dem ERP oder CRM-System, ist über Standard WEBCON BPS Webservices möglich.

Das SDK wird als .NET Package ausgeliefert und enthält fertige Templates für die möglichen Erweiterungen. Die über das SDK integrierten Erweiterungen sind updatefähig und abwärtskompatibel, funktionieren also auch in neueren Versionen von WEBCON BPS.

SharePoint als durchgängige Benutzeroberfläche

Alle Aufgaben des Anwenders einer Workflow-Anwendung werden vollständig in SharePoint ausgeführt. Sogar das Verifizieren OCR-erkannter Dokumente erfolgt direkt in SharePoint. Für den Anwender ist nicht ersichtlich, dass die Workflow-Engine im Backend auf einem SQL-Server läuft und nicht auf dem SharePoint Server.

Integrierte Datenvisualisierung über Diagramme

Benutzerfreundlichkeit ist sehr wichtig für die Akzeptanz einer Anwendung. Daher ist es mit WEBCON BPS möglich, Daten aus SharePoint-Listen und externen Datenquellen sehr einfach über Diagramme zu visualisieren und als Teil des Workflow-Formulars darzustellen. Auf diese Weise können Sie einem Entscheider z.B. schnell transparent machen, wie viel Budget noch übrig ist oder wie viele Tickets ein Kunde gerade offen hat, etc. Eben alles, was den Anwender bei der Entscheidung unterstützt.

Die Diagramme können auch außerhalb von Formularen direkt in SharePoint Sites eingesetzt werden, um nicht nur Daten in Verbindung mit einem spezifischen Workflow zu visualisieren, sondern globale Daten über mehrere Instanzen hinweg. In diesem Fall wird auch Drill-Down unterstützt, um die visualisierten Informationen weiter zu verfeinern.

Unterstützung mobiler Endgeräte

WEBCON BPS verfügt über native Apps für iOS, Android und Windows Phone und ermöglicht dem Anwender dadurch den mobilen Zugriff auf seine Workflowaufgaben auch vom SmartPhone oder Tablet aus. Anstehende Workflowentscheidungen können bequem und schnell von unterwegs abgelehnt, bestätigt oder delegiert werden. Natürlich ist auch der Zugriff auf die im Workflow abgelegten Dokumente möglich.

Über die zentrale Konfiguration kann zudem gesteuert werden, welche Prozesse überhaupt für den mobilen Zugriff zur Verfügung stehen sollen. Bis auf Feldebene kann definiert werden, ob diese readonly oder bearbeitbar auf mobilen Geräten zur Verfügung stehen sollen.

Integrierte OCR-Engine

Dokumente, die über E-Mail, Fax oder gescannt in das System übergeben werden, können einer OCR-Erkennung unterzogen werden. Hierbei werden vorab definierte Informationen frei auf dem Dokument gesucht und ausgelesen. Bei unklaren Ergebnissen kann das Dokument verifiziert werden. Hierbei werden die zweifelhaften Bereiche markiert und der Anwender schiebt die Markierung auf dem Dokument an die richtige Stelle, um das Auslesen zu korrigieren. All das passiert direkt in SharePoint.

Auf diese Weise können eingehende Dokumente registriert und als Start für einen neuen Workflow verwendet werden, z.B. für Eingangsrechnungen, Aufträge, allg. Korrepondenzbearbeitung, etc.

Umfassende Outlook-Integration

Die Outlook-Integration ermöglicht dem Anwender durch das Ziehen einer E-Mail auf das WEBCON Outlook Add-In, direkt einen spezifischen Workflow zu starten. Hierbei können Daten aus dem E-Mail, z.B. der Betreff oder ein Datum in das Workflow-Formular übernommen werden. Außerdem wird das E-Mail selbst als Anhang im Workflow mitgespeichert, ebenso wie alle Dateianhänge.

Öffnet man einen Workflow im Outlook Add-In, dann können die dort vorhandenen Dateien und Metadaten direkt über Drag & Drop in ein Outlook-Mail gezogen werden und bei Versand des Mails wird der Anwender gefragt, ob das Mail auch im Workflow gespeichert werden soll. Auf diese Weise kann der komplette E-Mail-Thread als Teil des Workflows gespeichert und jederzeit angezeigt werden.

MS Word Integration

Das WEBCON Word Add-In ermöglicht das automatische Einfügen von Informationen aus dem Workflow-Formular direkt in ein Word-Dokument. Dadurch lassen sich hinterlegte Word-Vorlagen direkt aus einem Workflow in SharePoint erstellen und mit den Daten aus dem Workflow-Formular vorausfüllen. Das Word-Dokument wird dann als Anhang zum Workflow gespeichert.

Dateien können auch per Drag & Drop in einen Workflow gezogen werden. Gibt es bereits ein Dokument gleichen Namens, dann wird dieses überschrieben und die Vorversionen aufbewahrt.
Durch das Add-In kann jederzeit ein Versionsvergleich durchgeführt werden, um die Änderungen zu erkennen.

Auf Knopfdruck kann ein Word-Dokument in ein PDF konvertiert und ebenfalls als Datei im Workflow mit abgelegt werden.

Vollständig konfigurierbare Benachrichtigungen

Anwender müssen Kenntnis über anstehende Workflowaufgaben erhalten. Je nachdem, ob ein Anwender nur sporadisch Aufgaben aus Workflows erhält, oder dies ein zentraler Bestandteil seines Alltags ist, kann dies auf verschiedene Arten erfolgen. Über ein Webpart in SharePoint können Anwender stets eine aktuelle Liste aller aktiven Aufgaben aus allen Workflows einsehen und direkt abarbeiten.

Zusätzlich können E-Mails an die Bearbeiter versendet werden. Zeitpunkt und Häufigkeit des Mailversands kann eingestellt werden, z.B. beim Entstehen einer Aufgabe, nach einem definierten Zeitschema, bei Eintreten einer Bedingung, bei Nichtreaktion über einen bestimmten Zeitraum hinweg oder einfach als Info-Mail, ohne dass damit eine aktive Aufgabe verbunden ist.

Beim Einsatz der mobilen Apps können Aufgaben als Push-Nachricht gesendet werden, damit der Anwender z.B. bei kritischen Prozessen sofort Kenntnis erhält.

Änderungshistorie

WEBCON BPS führt automatische eine umfassende Änderungshistorie mit, welcher Anwender zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen ausgeführt hat. Diese Protokollierung wird bis auf Feldebene geführt. Diese Funktion kann auch deaktiviert werden.

Drag & Drop und dynamische Workflow-Formulare

Natürlich erfolgt die komplette Modellierung eines Workflows im grafischen Editor über Drag & Drop. Hierbei wird direkt auf die Felder des zentralen Repository zugegriffen, um Bedingungen zu erstellen, Ausdrücke auszuwerten, Bearbeiter zu ermitteln oder Feldwerte zu verändern.

Je Workflowschritt kann über einfache Mausklicks definiert werden, welche Felder zu diesem Zeitpunkt im Workflow-Formular sichtbar, editierbar oder gar Pflichtfelder sein sollen. Dynamische Formulare, die sich dem jeweiligen Status des Workflows anpassen, sind somit absolut einfach und komfortabel zu definieren.

Integrierte Mehrsprachigkeit

Die Mehrsprachigkeit in WEBCON BPS ist bereits im Datenmodell verankert. Zu jedem Feld können die Beschriftungen und Texte in beliebigen Sprachen hinterlegt werden. Je nach Browsersprache des Anwenders erscheint die Benutzeroberfläche dann in der jeweiligen Sprache.

Der Designer Client selbst ist in Englisch und Polnisch verfügbar.

Automatisierte Erstellung einer Workflow-Dokumentation

In der Praxis gibt es oftmals keine aktuelle Dokumentation zu einem Workflow, da dies viel Arbeit bedeutet und das Dokument schnell veraltet.

WEBCON BPS unterstützt die Dokumentation bereits im Datenmodell, indem zu jedem Feld im Repository ein Kommentar für die Dokumentation hinterlegt werden kann. Auf Knopfdruck kann nun eine umfassende Dokumentation des kompletten Workflows generiert werden. Diese umfasst eine grafische Darstellung des Prozesses, eine detaillierte Beschreibung aller verwendeten Felder inkl. Der hinterlegten Kommentare uvm.

Nie war es einfacher, eine umfangreiche, aktuelle und professionelle Workflow-Dokumentation mit nur einem Mausklick zu erzeugen.

Vertreterverwaltung

Eine nicht zu unterschätzende Herausforderung ist der Umgang mit Abwesenheiten. Diese können im Falle eines Urlaubs geplant sein oder im Falle einer Krankheit kurzfristig und ungeplant. In WEBCON BPS können Vertreter für Personen für einen definierten Zeitraum eingetragen werden. Hierbei kann bestimmt werden, ob die Vertretung aller Prozesse von einer Person übernommen wird oder ggf. verschiedene Prozesse von verschiedenen Personen vertreten werden.

Sollte ein Mitarbeiter ausscheiden, dann kann auch eine aktive Änderung der Verantwortung aller Workflow-Instanzen durch einen Administrator erfolgen.

Während eine Vertretung aktiv ist, bekommt der Vertreter die Benachrichtigungen und ist für alle Aufgaben des Vertretenen berechtigt.